Je travaille dans la technologie depuis plus de 10 ans et j'ai connu des réunions de toutes formes et tailles. Il est intéressant de noter que les types de réunions et les modes de conduite des réunions n'ont pas évolué aussi rapidement que la technologie derrière les réunions.

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De manière générale, la réunion commence par le facilitateur de la réunion annonçant l'ordre du jour. Tout le monde se présente. Quelqu'un rédige des notes de réunion et des procès-verbaux à mesure que la réunion progresse. Alors que la réunion tire à sa fin, l'animateur de la réunion parcourt la salle pour des questions et des commentaires.

"Nous sommes les seuls mammifères qui peuvent coopérer avec de nombreux étrangers parce que nous seuls pouvons inventer des histoires fictives, les diffuser et convaincre des millions d'autres à y croire."

Yuval Noah Harari, Sapiens

Dans le livre Sapiens, Harari expose les «histoires» que les humains ont transmises de génération en génération, résultant pour ainsi dire de la culture de notre espèce.

Tout comme nous héritons des normes et coutumes culturelles, notre «culture» de rencontre est également héritée des entreprises précédentes dans lesquelles nous avons travaillé. La culture de réunion de votre organisation peut entraîner de mauvaises habitudes de réunion, et l'introduction de nouvelles technologies n'est pas nécessairement la panacée aux problèmes de réunion de votre organisation.

Du papier aux e-mails, au calendrier et aux documents numériques

Rappelez-vous quand les réunions se sont déroulées sur papier?

L'administrateur de votre bureau a peut-être placé un agenda papier sur votre bureau 10 minutes avant le début de la réunion afin que vous sachiez à quoi vous attendre pour la réunion. Peut-être que vous n'aviez pas du tout l'ordre du jour et que vous êtes allé froid à la réunion.

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Source: Fandom – Mad Men Wiki

La technologie a évidemment changé tout cela. En plus d'économiser plus d'arbres, la technologie a donné aux facilitateurs de réunion des moyens de rendre les réunions plus efficaces par e-mail, calendrier Google, Slack et autres documents numériques.

Un animateur peut envoyer un ordre du jour de la réunion par courrier électronique quelques jours avant le début de la réunion. Les événements Google Agenda peuvent être programmés des semaines et des mois à l'avance et les participants peuvent voir qui vient à la réunion pour les aider à se préparer à la réunion. Des messages lâches peuvent être envoyés pendant la réunion pour discuter des commentaires sur la réunion en privé.

Enfin, les notes de réunion et les procès-verbaux peuvent être transcrits et partagés, commentés et référencés par toute personne de l'organisation utilisant une technologie comme Lucid Meetings ou Coda.io.

La technologie peut rendre les réunions de votre organisation plus efficaces s'il existe une culture de réunion pour la soutenir.

Comme le mentionne cet article, "vous avez besoin d'une approche systémique pour effectuer un changement significatif". Je pense que cela s'applique non seulement à la culture de votre organisation lors des réunions, mais aussi à la façon dont vos animateurs de réunion et les participants adoptent les technologies pour la réunion.

Établir des points d'action tout en prenant des notes de réunion

Après votre réunion de cadence hebdomadaire, vous pourriez avoir 5 pages de notes de réunion stockées dans un document Google. Parsemés des notes de réunion se trouvent des actions, des suivis et des décisions clés que le facilitateur de la réunion ou une autre âme pauvre doit examiner et rassembler. Ces éléments d'actions et de suivi peuvent se retrouver dans l'e-mail de résumé de la réunion. Si tu es chanceux.

Ce scénario vous semble-t-il familier?

prise de notes papier: essayez de l'envoyer par email!

Même avec des technologies comme le courrier électronique et Google Docs, de nombreuses organisations sont encore laissées à la main, puis à la copie et au collage des notes de réunion d'un système à l'autre.

Dans les organisations plus avant-gardistes, ils ont adopté une culture de la technologie où le but est de réduire la duplication et avoir une seule source de vérité pour toutes leurs notes de réunion.

Par exemple, au lieu d'envoyer des éléments d'action par courrier électronique après la réunion, un facilitateur avant-gardiste peut ajouter des éléments d'action et effectuer un suivi directement dans son système de gestion des tâches de l'équipe afin que toute l'équipe puisse voir les tâches de réunion en suspens au même endroit où elle gère ses autres tâches. .

Lorsque je travaillais sur ma propre startup, nous utilisions Google Docs pour garder une trace des notes de réunion et notre équipe devait fréquemment faire référence au document de réunion pour voir les nouveaux éléments d'action et les résultats des éléments d'actions précédents. Notre équipe utilisait déjà Trello pour la gestion des versions des tâches et des fonctionnalités, j'ai donc convaincu notre équipe d'utiliser Trello avec notre Google Doc pour les notes de réunion afin que les éléments d'action puissent être capturés.

Regarder les écrans au lieu l'un de l'autre

L'un des plus grands changements apportés à la culture de réunion d'une organisation que la technologie a provoquée est le fait de regarder les écrans.

Une fois qu'il est devenu facile de créer des présentations PowerPoint et que les coûts des projecteurs d'écran ont diminué, davantage de réunions ont commencé à ressembler à ceci:

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Au lieu de cela:

Équipe de gens d'affaires assis près d'une table, se regardant
Source: Copyhackers

Certains aspirent à l’époque où nous nous regardions dans les yeux lorsque nous assistions à des réunions. Bien sûr, cela conduit à des relations et des relations humaines plus profondes, mais c'est à cela que servent les déjeuners d'équipe, les sites hors site et les exercices de consolidation d'équipe. À moins que les informations discutées lors d'une réunion soient très sensibles (par exemple, la rémunération), la plupart des réunions d'affaires nécessitent que les données de la réunion soient diffusées au reste de l'organisation.

Si la culture de votre organisation valorise des choses comme transparence et collaboration interfonctionnelle, il y a de fortes chances que vous soyez une organisation avant-gardiste qui partage largement les notes de réunion.

Les notes de réunion client des ventes sont partagées avec l'ingénierie; les notes des réunions de triage des fonctionnalités du produit sont partagées avec le service client. Ce type de partage d'information conduit à une collaboration plus étroite entre les ministères et diminue les risques de mauvaise communication.

Gardez les participants colocalisés et distants engagés

Il est facile de vérifier les statistiques de votre équipe sportive fantastique ou de répondre aux messages texte lorsque vous êtes dans une réunion qui n'inclut pas de sujets pertinents pour vous et votre travail. Dans une grande entreprise, une façon de lutter contre ce problème consiste à dire aux participants à la réunion que la réunion sera "des ordinateurs portables en panne" et que les téléphones portables doivent rester silencieux.

Ce type de comportement prend du temps à s'inscrire dans la culture de votre entreprise et nécessite l'adhésion de tous les participants à la réunion.

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Garder les gens engagés est particulièrement difficile lorsque les membres de l'équipe sont distants et se connectent via Zoom ou Google Hangouts. Les participants à distance sont déjà devant un ordinateur et peuvent ressentir le besoin de répondre aux notifications aléatoires à gauche et à droite.

Pour que la réunion soit productive, le fait d'avoir un document collaboratif auquel tout le monde peut accéder, quel que soit le lieu, permet de garder les employés distants engagés.

Aujourd'hui, la «participation» aux réunions auxquelles j'assiste ne signifie pas nécessairement que vous devez exprimer votre opinion ou répondre verbalement aux commentaires de quelqu'un. Je peux enregistrer mes notes et fournir mes commentaires dans un document en temps réel qui se synchronise avec le cloud pour que tout le monde puisse le voir. À mesure que de plus en plus d'entreprises embauchent des employés à distance, une organisation avant-gardiste adoptera cette structure de réunion afin que les participants à distance soient engagés.

Je suis moi-même un télétravailleur, et le suivi des sujets de réunion, des mises à jour et des minutes devient difficile sans:

  1. Une culture de réunion appropriée qui prend en charge les participants à distance et
  2. Une technologie qui me permet de collaborer avec les autres en temps réel.

Cette étude de cas Lucid Meetings dit tout:

"Une fois qu'une équipe est géographiquement dispersée, le besoin de suivi et de coordination entre les sites s'intensifie."

La réunion individuelle très importante

Historiquement, les réunions individuelles permettent à un gestionnaire et à son subordonné de discuter des performances, des plans et des bloqueurs potentiels du subordonné. Ces réunions aident l’employé à grandir et à exprimer ses préoccupations, et le travail du gestionnaire consiste à aider les projets de son subordonné.

Il peut être culturellement tabou de regarder votre téléphone ou votre ordinateur lorsque vous rencontrez quelqu'un en tête-à-tête, mais les notes de réunion et les actions résultant de la réunion doivent être capturées d'une manière ou d'une autre, non?

Comme pour les réunions d'équipe, les «données» des réunions individuelles ne doivent pas être «stockées» dans le cerveau de la réunion des deux personnes. Les dates, les actions et les suivis sont tout aussi importants dans les rencontres individuelles que dans les réunions à mains libres à l'échelle de l'équipe.

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À l'aide de Coda, j'ai créé ce modèle de réunion individuelle qui peut être réutilisé pour une réunion individuelle avec n'importe qui. Vous pouvez créer plusieurs sections sur le côté gauche du modèle pour organiser vos notes de réunion par date. Plus important encore, vous disposez d'un moyen simple de suivre les actions de la réunion pendant la réunion:

Ensuite, vous pouvez accéder à la section "Eléments d'action" pour voir tout les actions que vous avez enregistrées dans toutes vos réunions. Plus besoin de faire défiler un long document Google pour trouver tous les éléments d'action que vous avez notés il y a une semaine ou de copier et coller des éléments d'action dans un autre outil. Tout est beau et soigné dans une seule table.

Vous voulez voir plus de modèles personnalisés? Visitez le guide de Lucid sur One-on-Ones.

Changer la culture avant de changer les réunions

La gestion du changement n'est pas facile pour les grandes organisations, et ceux qui gèrent le changement en interne comprennent que changer la culture de l'organisation se répercute sur des rituels comme les réunions. Comme mentionné ici sous «Raison de l'échec 1», demander à vos facilitateurs de réunion d'apporter des «solutions rapides» aux réunions ne résoudra pas les problèmes sous-jacents.

Les mauvaises habitudes commencent par la culture organisationnelle. Encourager des valeurs telles que la transparence, la communication interfonctionnelle et l'ouverture aux nouvelles technologies peut déclencher les changements de culture qui changent vos réunions pour le mieux.