Peu importe le type d'équipe sur laquelle vous travaillez ou ce que vous essayez de faire – si vous ne parvenez pas à ce que cette équipe soit d'accord et fasse sa part, vous échouez.

Le travail d'équipe est la pratique consistant à s'entendre sur un objectif commun, puis à répartir le travail requis pour atteindre cet objectif entre les membres de l'équipe. Pour obtenir cet accord et coordonner tout cela, vous devez communiquer.

Nous approchons de notre 10e anniversaire ici à Lucid, et au cours de toutes ces années, nous avons fait notre part d'échecs. L'un de nos échecs les plus douloureux est dû à un échec de communication efficace.

Nous avons exécuté un programme pilote de logiciel d'entreprise avec une organisation qui ne comprenait pas clairement quels problèmes nous pouvions les aider à résoudre et lesquels nous ne pouvions pas. (Vous ne savez pas ce qu'est un pilote? Je vais l'expliquer ci-dessous.)

Ce pilote a échoué.

Ensuite, les dirigeants de l'organisation nous ont dit: "Vous savez, si nous avions commencé avec les bonnes attentes, nous savons que cela aurait été un slam dunk." Aie.

Je sais que l'échec est quelque chose dont nous sommes censés être fiers de nos jours.

Je sais que nous sommes tous censés échouer rapidement et échouer, rassemblant des apprentissages difficiles mais nécessaires en cours de route. Parfois, cependant, vous échouez parce que vous n'avez pas ce qu'il faut pour réussir et il n'y a pas de deuxième coup. L'échec peut être éducatif, bien sûr, mais il peut aussi être juste un clou de plus dans le cercueil. Je préfère de loin concevoir pour réussir.

Nous avons eu beaucoup de succès ici aussi, bien sûr – je ne serais pas là pour partager cette histoire si nous échouions toujours. Nous exécutons actuellement des programmes pilotes de logiciels d'entreprise qui progressent bien, en grande partie grâce au travail que nous avons effectué pour réfléchir aux exigences de communication de ces programmes et concevoir un modèle de flux de réunion pour les prendre en charge.

Dans cet article, je vais partager ce MFM et une partie de ce que nous avons vécu lors de sa conception. Considérez cela comme un exemple de la façon dont vous pouvez créer des MFM dans votre entreprise. Ceci est le troisième article de cette série. Les deux premiers articles ont fourni une introduction aux modèles de flux de réunion (MFM), donc si vous ne les avez pas encore vus, allez-y et parcourez-les maintenant.

Le PDF ci-dessous est le guide de notre MFM. Nous avons également développé des modèles de réunion, des feuilles de travail, des systèmes de suivi, des ébauches de présentations et d'autres supports pour soutenir ces programmes que je ne partage pas ici.

Schéma du Pilot MFM

Note importante:
Ce modèle est utilisé pour soutenir nos équipes dans leur travail; il ne vise pas à forcer quiconque à suivre un processus rigide. Alors que certains processus métier simples peuvent et doivent utiliser des MFM normatifs, les projets d'apprentissage multipartites complexes comme celui-ci doivent être guidés plutôt que contraints.

Qu'est-ce qu'un programme pilote de logiciel d'entreprise?

Pour ceux d'entre vous qui ne travaillent pas dans le monde de la technologie, les éditeurs de logiciels exécutent des programmes pilotes pour aider un nouveau client à commencer à utiliser un produit logiciel complexe. Ces programmes impliquent généralement de nombreux travaux de configuration, de formation, de développement et / ou de conception, de planification de la communication et de changement des processus métier.

Dans notre cas, parce que notre logiciel a un impact sur la façon dont les équipes dirigent les réunions, le logiciel a un impact significatif sur la façon dont ces équipes font leur travail quotidien. Bien qu'il y ait absolument beaucoup de travail technique impliqué dans un programme comme celui-ci, le succès dépend davantage de la capacité de l'équipe client à changer ses comportements de réunion. Ce changement de comportement doit être guidé avec beaucoup de formation, de coaching et de soutien.

Les pilotes ne sont pas des essais gratuits. Les clients paient pour exécuter un pilote. Dans certains cas, la période pilote n'est que les premiers mois d'un contrat annuel. Dans notre cas, nous attendons de signer un contrat jusqu'à la fin du programme pilote afin que nous et le client puissions être certains que la relation sera bonne.

Parce que nous avons de gros contrats en dollars en fonction du succès de ces pilotes, et parce que chacun de ces pilotes nécessite un investissement de ressources coûteuses de notre côté pour fonctionner, les réunions que nous tenons avec nos clients pendant le pilote font ou défont notre organisation.

Comment nous avons construit ce MFM

Nous avons construit ce modèle à partir de zéro. Comme je l'ai mentionné dans l'article précédent, vous pouvez également trouver des MFM préconçus à intégrer dans votre entreprise, ce qui est beaucoup plus facile.

Pour créer un tout nouveau MFM, il est utile de savoir ces choses:

  1. Pourquoi les équipes se rencontrent
  2. À quelle fréquence vous pourriez avoir besoin de vous rencontrer
  3. Les autres mécanismes de communication à votre disposition et quand les utiliser (email, rapports, chat, etc.)
  4. Comment organiser et concevoir une réunion efficace
  5. Les différents types de réunions dont vous pourriez avoir besoin

Triple bonus si vous connaissez également une poignée de techniques de réunion amusantes et productives.

Création de la version 1 de notre MFM

Nous sommes partout dans ce domaine et nous sommes également parfaitement conscients de l'avantage incroyable qu'un bon MFM peut être, alors vous pensez que la création de ce modèle aurait été l'une des premières choses que nous avons abordées. Nous sommes des réunions lucides, après tout!

Vous pensez – et vous vous trompez. Tout comme avec toutes ces personnes magnifiques qui font la fête sur Instagram; la réalité derrière la face publique est toujours plus désordonnée que nous le souhaiterions.

En réalité, nous avons commencé à travailler sur ce MFM après notre douloureux échec pilote. La première version était une liste à puces qui ressemblait essentiellement à ceci.

  • Coup d'envoi avec Champion
  • Coup d'envoi avec l'équipe de pilotes
  • Formation
  • Réunions de vérification des progrès
  • Entretiens avec les clients
  • Décidez du contrat

Notre apprentissage clé a été que sans un bon coup d'envoi, le pilote était en danger. Nous savions que si l'équipe pilote du client n'était pas très claire sur le problème que nous essayions de résoudre et à quoi ressemblait le succès, nous étions en difficulté.

Cette liste était certainement meilleure que rien, mais loin d'être complète.

La version 1 en action

Lorsque notre prochain pilote est arrivé, nous avons discuté à plusieurs reprises avec l'équipe client de l'importance de planifier un coup d'envoi. Ils ont hoché la tête pendant un certain temps, mais à mesure que nous nous rapprochions de la date de début prévue, ils ont reculé. Ils ne pouvaient tout simplement pas imaginer réunir tous leurs employés dans une pièce pendant deux heures pour parler d'un projet logiciel.

Insister sur le fait que c'était notre processus – même retravailler la liste à puces en un joli organigramme – s'est avéré peu convaincant. Au lieu des coups d'envoi facilités que nous avions demandés, nous avons fini par organiser une série de réunions virtuelles disjointes avec une distribution rotative de membres de l'équipe pilote.

Ce pilote n'a pas manqué de conclure un contrat, mais il a fallu presque le double de temps pour le terminer, ce qui le rend extrêmement non rentable.

Alors finalement, avec un pilote qui a échoué et un autre qui nous a coûté trop cher, nous nous sommes fait reculer et avons mis le temps qu'il fallait pour bien faire le travail.

Questions que nous avons rencontrées lors de la création de la version 2

Pour être juste envers nos jeunes, nous ne reconnaissions pas pleinement ce qu'une MFM solide pouvait et devait inclure auparavant. Ce n'est qu'en essayant de documenter les pratiques de réunion des équipes d'élite que nous avons commencé à réaliser pleinement comment toutes ces réunions étaient liées et comment cela – lorsque vous les étalez en flux – vous pouvez soudainement voir les modèles qui mènent au succès.

Une fois que nous savions ce dont un grand MFM avait besoin, nous pouvions faire évoluer notre liste en quelque chose de plus puissant. Pour ce projet, cela signifiait répondre à un grand nombre de questions concernant notre vision de ces programmes et les facteurs critiques de succès dans lesquels nous devrions nous intégrer.

En tant que PDG d'une petite entreprise et réunion officielle de Maven, répondre à ces questions était principalement ma responsabilité. J'ai dû retirer mes chapeaux d'affaires et de réunion pour faire le travail.

Question 1: Quand et comment ce programme devrait-il commencer?

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Quand un projet comme celui-ci démarre-t-il officiellement?
Que puis-je compter avoir fait avant de commencer?

Je me souviens d'avoir parlé un jour à un ingénieur qui s'épuisait sur un long projet. "Quand le logiciel sera-t-il terminé?" Il a demandé. Heureusement pour nous tous, nous n'avons jamais vraiment «fini» de travailler sur des logiciels en ligne. Si nous le faisons correctement, nous obtenons beaucoup de clients qui veulent nous payer afin que nous puissions nous présenter et le faire encore pendant des années et des années et des années.

Il en va de même pour les excellentes relations clients. Nous avons des clients avec qui nous travaillons depuis près de vingt ans maintenant. Pour créer des programmes que nous pouvons concevoir et exécuter de manière rentable, nous devons créer des moments clés dans ce qui autrement est une relation longue et en constante évolution.

Pour ce programme, nous avons décidé qu'il commencerait une fois que le logiciel serait prêt à être utilisé par l'équipe pilote lors de réunions réelles. Toutes les réunions où nous déterminons quand ce programme commencera, qui exécutera les tests et quelle couleur pour faire les boutons font maintenant partie de notre processus de vente pilote.

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Qu'est-ce que la science a à dire sur l'inspiration de nouvelles équipes et le renforcement de l'engagement?
Que savons-nous des modèles de réunion dans les projets réussis?

Il y a une tonne ici qui mérite un article séparé.

Version courte:

  1. Les équipes qui travaillent à une vision commune du succès ont une meilleure idée de ce succès. De plus, ils sont plus susceptibles d'être engagés dans cette vision s'ils l'ont créée eux-mêmes. Nous devons donc soutenir cette co-création dès le départ.
  2. Les équipes travaillent avec plus de concentration et d'énergie lorsqu'elles ressentent un sentiment d'urgence. La recherche suggère que les gens ne ressentent cette urgence qu'après le milieu d'un projet. Donc, pour éviter de précipiter tout le travail dans la dernière minute possible, nous devons créer des étapes critiques tout au long du programme.

Question 2: Comment pouvons-nous nous assurer que nous investissons du temps à bon escient?

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Il est très difficile d'avoir du temps sur le calendrier de chacun. Comment puis-je rendre l'investissement de ce temps efficace et attrayant?

Pour cela, nous exécutons les nombres, puis réitérons. Nous avons une calculatrice intégrée dans une feuille de calcul pour ces programmes qui montre le montant total du temps de réunion que nous passerons ensemble. Lors de la planification du programme, nous pouvons extraire cette calculatrice et ajuster les chiffres.

Par exemple, nous prévoyons que les pilotes dureront de deux à quatre mois. La durée globale dépend du nombre de parties prenantes qui doivent acheter et de la fréquence à laquelle elles pourront organiser de vraies réunions à l'aide du logiciel. Il est dans l'intérêt de tous de rendre ces pilotes aussi courts que possible, donc resserrer cela fait partie de ce que nous faisons dans le processus de planification.

Voici un autre exemple. Supposons que le client ne souhaite pas s'engager dans une réunion hebdomadaire de vérification de l'avancement. Avec notre calculatrice en main, nous pouvons parler d'alternatives. Et si nous partagions plutôt les mises à jour par e-mail? Ou dans notre système de projet? Combien de temps cela prendrait-il? Peut-on vraiment y compter? Alternativement, si tout le monde s'engage à mettre à jour ses informations à l'avance, combien de temps pourrions-nous faire cette réunion? Pouvons-nous le réduire à 10 minutes? Souvent, nous le pouvons.

Deuxièmement, nous comparons le temps passé à suivre les recommandations et ce qui se passe lorsque nous ne le faisons pas.

Par exemple, j'ai mentionné ci-dessus qu'un de nos pilotes récents a décidé qu'il ne pouvait pas s'engager dans les réunions de lancement et les sessions de découverte au cours de cette première semaine, et nous avons acquiescé.

Grosse erreur. Au lieu de 8 heures passées en réunion au cours d'une semaine, nous avons fini par ajouter deux mois supplémentaires au programme et plus de 30 heures de réunions EXTRA.

Du bon côté, nous avons certainement beaucoup appris! Et maintenant, nous avons des données pour sauvegarder pourquoi nous nous en tenons au plan pour les futurs pilotes.

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Quelles pratiques de réunion peuvent nous obtenir les résultats dont nous avons besoin le plus rapidement?

Pour répondre à cette question, nous commençons par nous assurer que nous sommes parfaitement clairs sur les résultats souhaités pour chaque réunion. Ensuite, nous pouvons utiliser toutes les techniques de réunion que nous avons apprises au fil des ans pour trouver celles qui nous permettent d'obtenir ces résultats rapidement.

Nous concevons ensuite ces idées dans nos modèles de réunion. Pour ces modèles de réunions pilotes, nous incluons également quelques techniques alternatives pour chaque réunion, car nous ne pouvons pas compter sur les personnes du côté du client ayant une formation ou une pratique des compétences de réunion.

Les réunions sont un sport d'équipe, et dans ces réunions, nous devons anticiper que beaucoup de joueurs seront super nouveaux dans le jeu. Cela signifie que les performances théoriquement les plus rapides ne sont pas réellement une option. Au lieu de cela, nous avons besoin de conceptions qui nous donnent les performances les plus rapides disponibles pour une équipe débutante.

Question 3: Quel type de relations devons-nous établir et comment pouvons-nous y parvenir?

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Comment pouvons-nous nous assurer que nous construisons l'analyse de rentabilisation et les mesures de succès dont nous avons besoin pour garantir une relation commerciale rentable?

L'objectif de ce programme est la création d'une relation commerciale à long terme mutuellement bénéfique. Cela signifie que les deux parties rassembleront des preuves tout au long du programme – à la fois des données et des histoires – pour nous aider à prendre une décision concernant cette relation.

Si nous faisons bien notre travail, cette décision devrait être évidente pour les chefs d'entreprise des deux sociétés, car nous avons de grandes données devant nous. Lors de nos réunions, nous devons donc nous assurer de capturer les histoires et les données tout au long du programme.À la fin, nous avons préparé l'analyse de rentabilisation, car nous l'avons construite tout au long du processus.

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Comment pouvons-nous nous assurer que l'équipe travaille bien ensemble, compte tenu des différences probables de connaissances, de perspective, de besoin et de manque de confiance établie?

Les relations et la confiance prennent du temps à se construire, mais les équipes qui partagent des histoires sur qui elles sont, ce qui leur tient à cœur et comment elles voient les choses se forger cette confiance plus rapidement.

Les coachs et facilitateurs en leadership utilisent de nombreuses techniques pour aider à briser les silos et à réparer les relations au sein des entreprises. Nous pouvons emprunter à ces idées pour aider à former de bonnes relations dès le départ.

Question 4: De quel type de ressources aurons-nous besoin pour réussir cela?

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De quel type de ressources aurons-nous besoin pour exécuter ce programme?
Avons-nous suffisamment de bonnes personnes avec les bonnes compétences?

Il y a une différence entre ce qu'il faut pour obtenir le résultat optimal le plus incroyable que vous puissiez imaginer et le résultat que vous pouvez obtenir avec les ressources dont vous disposez.

Tout en décrivant ce MFM, nous avons constamment cherché à voir comment nous pouvions faire plus avec moins. L'efficacité augmente le retour sur investissement pour nous et nos clients.

Cela dit, nous sommes plus préoccupés par l'excellence. Parce que nous ne sommes pas prêts à sacrifier la qualité pour l'efficacité, nous connaissons également nos limites actuelles. Nous ne pouvons exécuter qu'un grand nombre de ces programmes à la fois avec notre personnel actuel.

Pour exécuter un grand nombre de pilotes à la fois, nous aurions besoin de plus de personnes. Voici maintenant un autre avantage de ce MFM: il nous permet de mettre plus rapidement les nouvelles personnes au courant. Le MFM donne aux débutants un manuel complet pour savoir comment réussir ces réunions de programme.

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Quel type de ressources pouvons-nous préparer à l'avance pour que les réunions se sentent magiquement faciles?
Quelle part de la préparation et du suivi pouvons-nous automatiser?

Dans la mesure du possible, nous voulons faire le travail sur remplir les blancs plutôt que d'avoir à comprendre quoi faire à partir des premiers principes.

Voici un exemple. Dans le secteur des logiciels, les entreprises partagent les réussites de leurs clients sous forme d'études de cas. Il existe un format standard pour chaque étude de cas:

  • Le problème du client
  • Ce qu'ils ont essayé avant, ça n'a pas marché
  • Comment ils ont trouvé le logiciel
  • Comment c'était de commencer à l'utiliser
  • Les résultats, ou comment la vie du client est meilleure maintenant

Lorsque nous travaillons avec nos clients lors de ces premières réunions de lancement pour créer une vision du succès, nous pourrions avoir une discussion ouverte sur ce succès. Nous pourrions utiliser des formats d'histoires de réussite du monde universitaire ou du monde du design en écrivant nos propres titres ou en créant une vision vivante de notre monde de rêve. Mais comme ces programmes visent spécifiquement à résoudre des problèmes à l'aide de logiciels, nous n'avons pas besoin d'inventer un format. Nous pouvons commencer par la norme des études de cas.

Ensuite, dans notre lancement, nous n'avons pas à déterminer quelles questions nous posons ou quel format nous utiliserons pour documenter les réponses. Nous devons simplement remplir les blancs avec les problèmes spécifiques du client, ce qu'il a essayé auparavant, comment il nous a trouvés, ce que nous avons fait ensemble et ce que nous pensons tous que les résultats seront.

La grande question: Comment pouvons-nous en faire l'expérience la plus précieuse et la plus agréable possible pour toutes les personnes impliquées?

C'est la question qui compte pour tous les chapeaux et qui devrait être la préoccupation de chaque leader pour chaque MFM.

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<p>Le travail devrait se sentir bien. Nous voulons que nos équipes aiment ce que nous faisons tous.</p>
<p>Ils devraient se sentir appréciés pour le travail acharné qu'ils ont consacré à aider les équipes pilotes à organiser des réunions réussies, et ils devraient être fiers de la différence significative qu'ils font dans la vie des gens. Ce n'est pas toujours joyeux et c'est rarement facile, mais nous devrions nous sentir bien dans ce que nous faisons dans notre temps ensemble.</p>
<p>Nous voulons que nos clients soient ravis. Nous voulons qu'ils développent une perspective et des compétences qui amélioreront leurs réunions non seulement pour aujourd'hui, mais pour le reste de leur carrière. Nous voulons aussi les aider à développer la fierté de leurs réunions.</p>
<p>Nous voulons tous nous amuser. Lorsque nous concevons les réunions auxquelles nous passerons une grande partie de notre vie à y assister, le travail devient plus agréable pour nous tous.</p>
<h2>Wow OK. Trop partager là-bas, n'est-ce pas?</h2>
<p>Je n'ai pas écrit sur les modèles de flux de réunion dans ce niveau de détail auparavant. Je suis sûr qu'à l'avenir, nous découvrirons des moyens d'être concis et concis.</p>
<p>Pour l'instant, cependant, je mets tout cela ici afin que vous puissiez jeter un œil et décider par vous-même.</p>
<ul>
<li>Que pensez-vous de ces idées utiles?</li>
<li>Qu'aimeriez-vous mieux comprendre?</li>
<li>Qu'est-ce qui pourrait vous aider à mettre ces idées en pratique dans votre propre entreprise?</li>
</ul>
<p>Veuillez me le faire savoir – soit par e-mail, dans notre communauté Meeting Success, soit dans les commentaires ci-dessous. Notre objectif est de partager davantage de ces modèles au cours de la prochaine année et vos commentaires éclaireront la façon dont nous procédons.</p>
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