La semaine dernière, nous avons lancé le nouveau cours Meeting School de Barbara MacKay sur Comment animer des réunions engageantes. C'est doux. Je l'ai pris et j'ai appris un tas de nouveaux conseils pratiques, et je me suis aussi amusé. Barbara est une présentatrice dynamique et chaleureuse et une joie à regarder.

Pendant le webinaire de lancement, nous avons entendu beaucoup plus de questions que nous ne pourrions y répondre. Ce n'était pas surprenant, car l'équipe Lucid reçoit toujours des questions sur l'engagement des réunions. Nous savons depuis un certain temps que Meeting School avait besoin d'un cours axé sur l'engagement, car la première question que nous entendons est la suivante:

1. Comment diriger des réunions plus engageantes?

J'entends cette question à chaque atelier et chaque discours, et la presse aime les articles sur la façon d'augmenter l'engagement des réunions, surtout si vous pouvez le résumer en cinq petites étapes bien rangées.

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<figcaption>Comment augmenter l'engagement en cinq étapes simples. Pas de problème, non? Avons-nous terminé ici?</figcaption></figure>
<p>Malheureusement, nos réponses sont souvent décevantes. Comme l'a expliqué un critique:</p>
<blockquote>
<p>"Je voulais repartir avec quelques bonnes pratiques éprouvées pour quiconque dans n'importe quel type de réunion."</p>
<p><cite>– Réviseur anonyme</cite></p></blockquote>
<p>Garçon, examinateur anonyme, je ressens ta douleur. Moi aussi, j'aimerais une pratique éprouvée que n'importe qui pourrait utiliser dans n'importe quelle réunion. Ce serait tellement génial.</p>
<p>Un critique anonyme parle pour nous tous. J'ai appris que les gens qui demandent comment organiser des réunions plus engageantes veulent entendre parler d'une technique simple et magique qu'ils peuvent utiliser pour améliorer instantanément leurs réunions.</p>
<p>Cela ne fonctionne pas de cette façon pour deux raisons.</p>
<p><strong>Premier</strong>, la façon dont vous pouvez organiser des réunions plus engageantes dépend entièrement de la réunion.</p>
<p>Comme Barbara le mentionne dans son cours, l'Association internationale des facilitateurs a plus de 400 techniques d'engagement dans sa seule base de données. Il existe de nombreuses façons de mener des réunions plus engageantes, mais elles ne conviennent pas toutes à tous les groupes ou situations. Vous devez connaître quelques-unes de ces techniques, mais plus important encore, vous devez savoir quand les utiliser.</p>
<p>Pour apprendre un ensemble de techniques éprouvées que vous pouvez utiliser dans diverses réunions, suivez le cours Comment mener des réunions engageantes. Barbara fait un excellent travail en enseignant une sélection organisée des techniques les plus efficaces et les plus faciles à utiliser. Elle vous montre exactement comment fonctionne chaque technique et comprend d'excellents conseils sur le moment où vous voudrez peut-être choisir une technique plutôt qu'une autre.</p>
<p><strong>La deuxième raison</strong> La réponse de la technique magique ne fonctionne pas, cependant, c'est que lorsque vous parlez à quelqu'un d'une technique vraiment magique, il ne vous croit pas!</p>
<p>Par exemple, je parle souvent de faire participer tout le monde aux cinq premières minutes d'une réunion. C'est un jeu changeant pour l'engagement et super facile à faire.</p>
<p>Mais l'idée d'utiliser un brise-glace ou une clairière ou un autre rituel d'ouverture simple avec un groupe qui n'a jamais fait cela auparavant – cela terrifie la plupart des gens, et ils rejettent la suggestion d'emblée.</p>
<p>C'est pourquoi j'ai été ravie de voir que Barbara a commencé son cours en s'attaquant au premier obstacle à l'engagement: la mentalité.</p>
<p>Si vous souhaitez mener des réunions plus engageantes, vous et vos participants à la réunion devez adopter un état d'esprit axé sur l'équipe.</p>
<p>Ensuite, vous devez créer les conditions de l'engagement et utiliser quelques techniques de réunion engageantes.</p>
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L'équation de l'engagement

État d'esprit axé sur l'équipe +
Conditions d'engagement +
Utilisation de techniques de réunion engageantes +
Fréquence de répétition =
Engager des réunions d'équipe

2. Comment puis-je diriger des réunions plus engageantes dans une culture qui ne partage pas les ordres du jour ou ne se prépare pas pour les réunions?

Cette question commune révèle plus clairement le véritable défi. Vous pourriez rencontrer le problème comme des réunions ennuyeuses et inutiles où personne ne s'engage. Vous pourriez penser que vous devez trouver un moyen d'améliorer l'engagement.

C'est vrai, mais vous ne pouvez pas commencer ici. L'engagement (ou son absence) est le symptôme d'une réunion mal planifiée et inefficace, pas la cause.

La première étape pour accroître l'engagement dans les réunions est de définir ce que vous voulez que les gens contribuent avant la réunion. Cela nécessite une planification et une préparation préalables.

Si vous comprenez le but et le plan de la réunion et que vous savez de quel type de contribution vous avez besoin de la part des participants, vous pouvez trouver des moyens intéressants de le demander.

Lorsque nous parlons d'une culture de réunion inefficace, c'est une façon abrégée de dire que l'équipe a mauvaises habitudes de réunion. C'est une distinction importante, parce que lorsque nous sentons que nous devons combattre notre culture, nous avons du mal à affronter ce fouillis dur, émergent et soupe. Pourquoi même essayer quand vous livrez une bataille impossible comme ça?

Les habitudes, en revanche, sont constituées d'actions que nous répétons. Les habitudes sont ce que nous faisons.

Vous ne pouvez peut-être pas diriger votre culture, mais vous pouvez absolument choisissez de faire ce que vous devez faire pour rendre les réunions plus efficaces.

Lorsque Matt Light, un plaqueur offensif du football américain, a annoncé sa retraite des New England Patriots, il a déclaré:

Je voulais en quelque sorte y mettre fin. Je regarde toujours quelque chose que quelqu'un d'autre a dit. Lorsque je regardais une liste de différentes citations, j'en ai trouvé une d'Aristote. Cela convenait non seulement à ma situation dans la vie, mais aussi aux expériences que j'ai vécues dans cette organisation, mais à toutes les personnes que j'ai rencontrées: "Nous sommes ce que nous faisons à plusieurs reprises. L'excellence n'est donc pas un acte, mais une habitude. »

Nous l'entendons ici cinq mille fois par semaine. Ne vous inquiétez que de vous, pas des autres, intégrez-le à votre routine. Continuez à vous efforcer de le faire de mieux en mieux. L'excellence que nous avons tous partagée en tant qu'organisation, coéquipiers, amis, tout le monde. Ce n'est pas seulement un acte, c'est une habitude, c'est la façon dont nous vivons nos vies, ce que nous essayons de faire jour après jour. J'espère que cette habitude perdurera. Je vous remercie.

Si vous souhaitez savoir comment les habitudes de réunion actuelles de votre entreprise se comparent à celles d'équipes hautement performantes, répondez à notre enquête de diagnostic gratuite ou contactez-nous pour un diagnostic détaillé.

Si vous voulez de l'aide pour établir rapidement de nouvelles habitudes dans toute votre équipe, consultez notre programme de démarrage rapide de réunions réussies ou le cours Compétences essentielles pour des réunions efficaces.

3. Comment pouvons-nous faire participer les gens lorsque certains appellent ou sont éloignés?

Lorsque les experts partagent des techniques de réunion engageantes, ils montrent souvent des équipes debout ensemble à l'aide de notes autocollantes et d'autres accessoires. Ceux-ci ne fonctionnent évidemment pas de la même manière lorsque certains ou tous vos participants rejoignent la réunion à distance.

Cela dit, les clés pour engager des réunions à distance sont les mêmes que pour les réunions en personne. Les cinq étapes pour accroître l'engagement s'appliquent également aux réunions dans les salles de conférence, sur les terrains de sport et tenues par téléphone.

Lorsque cette question a été soulevée lors du webinaire, Barbara a partagé ces conseils rapides pour adapter les techniques de réunion engageantes lorsque des personnes se joignent par téléphone.

A. Appelez d'abord les personnes éloignées par leur nom lorsque vous posez une question.

Il est difficile pour les personnes au téléphone d'interrompre la conversation, alors pour les engager, vous devez leur demander directement. Bonus: si vous appelez d'abord les personnes éloignées, vous serez moins susceptible de les oublier ou de manquer de temps lorsque les personnes dans la salle prendront le relais.

B. Attribuez à chaque participant au téléphone un contact dans la chambre.

Associez chaque personne appelant avec quelqu'un dans la pièce. La personne dans la salle s'assure que le participant au téléphone a la possibilité de parler de chaque question, et il est responsable d'ajouter tout ce que le participant distant souhaite apporter par écrit.

Chez Lucid, nous nous rencontrons à distance plus souvent que nous ne nous rencontrons en personne. Pour nous assurer que nous pouvons organiser des réunions à distance engageantes et productives, nous utilisons une suite de technologies de réunion à distance qui facilitent cet engagement, y compris des réunions Lucid pour notre préparation de réunion, la facilitation en réunion, la prise de notes et le suivi; Zoom pour la visioconférence et le partage d'écran; et Stormz pour le brainstorming et la prise de décision.

Si vos réunions comprennent une combinaison de participants en personne et par téléphone, suivez le mini-cours de Judy Reese et Steve McCann sur la participation des participants éloignés pour apprendre à rendre ces réunions hybrides aussi bonnes que possible.

4. Comment puis-je engager plus de personnes lorsque le patron détourne ma réunion?

Si "Comment puis-je mener des réunions plus engageantes?" est la question numéro un que j'entends, ceci et d'autres variantes de "Comment pouvons-nous organiser des réunions plus efficaces lorsque le patron est le problème?" vient dans une seconde proche.

Il est très possible que votre patron pense qu'il organise une grande réunion. La plupart des dirigeants le font, souvent parce que personne n'a jamais suggéré le contraire.

Idéalement, vous pouvez avoir une conversation privée avec le patron au sujet de vos réunions. Partagez ce que vous apprenez sur l'organisation de meilleures réunions et demandez-leur s'ils sont prêts à vous laisser prendre la tête pendant un moment. Demandez-leur de passer plus de temps à observer lors des réunions afin que lorsque vous vous enregistrez à nouveau dans quelques semaines, vous puissiez obtenir leurs réactions.

Si votre patron est vraiment ouvert aux idées d'amélioration, vous pouvez également lui suggérer de jeter un coup d'œil au mini cours du Dr Rogelberg conçu pour aider les dirigeants à rencontrer rapidement les forces et les domaines à améliorer.

Si cela ne va pas voler, vous devrez utiliser un peu plus de finesse. Si vous ne pouvez pas avoir une conversation directe avec la personne qui domine vos réunions et lui demander de bien partager, alors vous devrez les traiter comme le feu de forêt qui dure et utiliser toutes vos stratégies de prévention des feux de forêt.

Voici quatre stratégies de prévention pour vous aider à démarrer.

A. Commencez la réunion par une remise des gaz chronométrée ou une autre activité de groupe ultra-rapide.

Utilisez une remise des gaz comme le bulletin météo, l'enregistrement de deux minutes ou tout autre exercice rapide pour faire parler tout le monde dès le début de la réunion. Assurez-vous de commencer et terminer avec quelqu'un d'autre que le patron. Cela établit l'espoir que tout le monde participe et que toutes les contributions obtiennent un temps égal (et tout aussi bref!).

Soyez fanatique de vos points de contrôle.

Un point de contrôle de réunion indique à tout le monde le plan de la réunion (votre ordre du jour) et où vous en êtes sur ce plan à mesure que la réunion progresse. Vous voulez indiquer à l'avance ce que le groupe doit faire pendant son temps ensemble et combien de temps vous avez pour chaque élément, puis répétez cela lorsque vous passez d'un sujet à l'autre.

Les points de contrôle de réunion fonctionnent pour augmenter le sentiment d'urgence et d'accomplissement de chacun, ils sont donc une excellente pratique exemplaire pour chaque réunion. Je couvre exactement comment exécuter les points de contrôle dans la section sur la gestion du temps dans le cours sur les compétences essentielles.

Pour ceux d'entre vous qui empêchent un boss brûlant du temps d'une traînée de poudre, le point de contrôle est également un rappel pas si subtil que vous devez tous rester sur la cible. Lorsque le patron convient au début de la réunion que l'ordre du jour semble bon, vous pouvez le lui rappeler tout au long de la réunion.

C. Utilisez des techniques d'engagement plus silencieuses.

Lorsque vous posez une question ou demandez des idées, demandez à chacun d'écrire ses réponses séparément en silence avant de les partager avec le groupe. Ils peuvent écrire sur des notes autocollantes, un bloc-notes ou un document électronique; cette technique fonctionne très bien pour les réunions à distance et en personne. Ensuite, lorsque vous demandez aux gens de partager leurs réponses, commencez et terminez avec quelqu'un d'autre que le patron ici aussi.

Cette pratique donne à chacun la possibilité de formuler ses propres opinions avant que le patron n'intervienne. Les personnes qui partagent d'abord donnent le ton et l'attente pendant combien de temps chaque personne doit parler.

D. N'invitez pas le patron à la réunion!

Si vous n'avez pas besoin de leur implication directe, envisagez de vous rencontrer sans le patron. Avant la réunion, vous pourriez leur demander: "Nous nous réunissons pour résoudre ce problème. Je veux être respectueux de votre temps et savoir que cela pourrait prendre un certain temps. Que diriez-vous de travailler sur cela et de formuler une recommandation, puis Je peux passer en revue les notes et les questions que vous avez par la suite. De cette façon, vous n'avez pas à passer toute la réunion. "

5. Je continue d'essayer d'engager mon équipe, mais cela ne fonctionne pas. Comment puis-je les faire s'engager?

J'ai entendu cette question de la part de dirigeants qui ont réalisé qu'ils devaient organiser des réunions plus engageantes, alors ils se sont présentés avec un brise-glace un jour. La réponse de leur équipe était … pour la plupart confuse. Ensuite, ils ont essayé un brise-glace différent et ont essayé de poser une question plus engageante. Ceux-ci sont également tombés à plat.

Maintenant, ils sont frustrés. Ils ont entendu des histoires sur la façon dont ces techniques fonctionnent très bien pour d'autres personnes, mais elles ne semblent pas fonctionner pour elles.

Si c'est une question avec laquelle vous avez du mal, laissez-moi vous poser une question: avez-vous dit à votre équipe ce que vous faites et pourquoi vous le faites? Savent-ils que vous souhaitez organiser des réunions plus productives et engageantes et que vous avez besoin de leur aide?

La réponse que j'obtiens à cette question est généralement «non».

Les techniques de réunion engageantes tombent souvent à plat lors de leur introduction pour deux raisons.

  • Première raison: votre équipe a l'habitude de ne pas s'engager. Ils ne s'attendent pas à s'engager, ils ne croient pas qu'ils doivent s'engager (parce que l'expérience prouve qu'ils ne le font pas), et ils n'ont aucune pratique engageante. Établir de nouvelles habitudes pour un groupe entier de personnes demande de la pratique et du temps.
  • Deuxième raison: votre équipe n'a pas l'état d'esprit nécessaire. Rappelles toi:

L'équation de l'engagement

État d'esprit axé sur l'équipe +
Conditions d'engagement +
Utilisation de techniques de réunion engageantes +
Fréquence de répétition =
Engager des réunions d'équipe

Il est possible que votre équipe soit naturellement prédisposée à une réflexion orientée vers l'équipe et que vous ayez déjà les conditions d'un engagement en place. Si c'est vrai, sautez directement dans ces remises de gaz! Mais si vous n'êtes pas sûr, prenez d'abord le temps de préparer le terrain pour des réunions plus engageantes.

6. Comment puis-je faire participer les gens lorsqu'ils envoient des SMS sur leur téléphone lors des réunions?

C'est une question difficile pour les animateurs et ceux qui organisent régulièrement des réunions engageantes pour répondre, car ils ne rencontrent pas ce problème.

Les animateurs n'ont pas beaucoup de gens qui envoient des SMS sur leurs téléphones alors qu'ils devraient s'engager parce que les gens dans leurs réunions sont trop occupés à travailler ensemble pour envoyer des SMS. Ils n'ont pas le temps de s'ennuyer et de vérifier.

Si envoyer des SMS lors des réunions est l'une des mauvaises habitudes de réunion de votre équipe, vous rencontrez symptôme de réunions mal structurées.

Vous pouvez attaquer le symptôme en demandant aux gens de placer leurs téléphones dans un panier lorsqu'ils entrent dans la pièce, ou en faisant un "No Tech!" règle. Beaucoup de gens essaient des tactiques comme celle-ci et cela peut faire une différence à court terme.

Cela dit, si vous avez regardé ma présentation sur l'augmentation de l'engagement dans les réunions, vous saurez que les téléphones portables ne sont que l'incarnation moderne d'un problème de réunion qui existe depuis plus de mille ans. Si quelqu'un s'ennuie lors de votre réunion, il va soit trouver autre chose à jouer ou s'endormir.

La meilleure solution ici est de s'attaquer au système sous-jacent qui permet en premier lieu aux dirigeants de votre organisation d'organiser des réunions improductives et désengagées.

7. Non, cela ne fonctionnera pas pour nous parce que … Qu'est-ce que vous avez d'autre?

Il n'y a aucun moyen de contourner cela. Diriger des réunions toujours engageantes fait une énorme différence positive dans la performance d'une équipe, et cela demande beaucoup de travail.

Une fois que vous avez mis en œuvre les conseils rapides, comme utiliser la vidéoconférence au lieu d'appels téléphoniques ou commencer par une remise des gaz, vous vous retrouvez avec des réunions qui sont meilleures mais qui ne vous font toujours pas vibrer. La plupart des mauvaises habitudes de réunion restent les mêmes.

Rencontrer la santé ressemble beaucoup à la santé personnelle de cette façon. Tout le monde veut avoir fière allure et se sentir bien, mais les conseils réguliers «régime + exercice» sonnent juste comme beaucoup trop de travail.

Et nous avons tous de bonnes raisons pour lesquelles nous ne pouvons pas vraiment suivre les conseils des experts. Nous sommes trop occupés, nous sommes allergiques aux légumes (ou aux brise-glaces), nous nous sommes blessés en essayant trop fort dans le passé … beaucoup de raisons pour lesquelles nous ne pouvons pas faire le travail nécessaire pour obtenir les résultats.

Chez Lucid, nous n'avons pas de pilule magique que vous pouvez prendre pour fixer vos réunions, et nous ne pensons pas que l'ablation chirurgicale de toutes vos réunions rende votre équipe plus saine.

Nous avons cependant l'équivalent d'un plan de repas Weight Watcher que vous pouvez essayer pour vous aider à démarrer.

La galerie de modèles de réunions Lucid est remplie de guides étape par étape complets pour exécuter différents types de réunions.

Par exemple, ces trois packs fonctionnent particulièrement bien pour augmenter l'engagement.

Ce dernier ensemble décrit une série de réunions que les équipes de direction organisent chaque trimestre pour faire le travail.

À l'avenir, nous partagerons davantage de modèles de flux de réunions comme celui-ci pour différents types d'équipes et différents objectifs de travail. Chacun est comme un plan de menu complet, vous indiquant exactement quelle réunion vous devez organiser quand.

Idéalement, à l'avenir, votre équipe concevra une série de réunions personnalisées conçues pour soutenir au mieux votre culture unique et atteindre vos objectifs. Lorsque vous commencez, cependant, c'est très pratique et beaucoup plus rapide pour commencer avec un plan fait pour vous.

Si vous ne pensez pas avoir le temps ou l'intérêt nécessaires pour apprendre à animer des réunions engageantes par vous-même, envisagez de prendre l'un de ces packs de modèles et de commencer par là.

Ensuite, trouvez quelqu'un dans votre équipe qui souhaite développer leurs compétences, car vous aurez besoin de leur aide.

Quand il s'agit de réunions (et de football, apparemment), l'excellence est une habitude. Avec un peu de connaissances et de pratique, rencontrer l'excellence est une habitude que vous et votre équipe pouvez rapidement adopter.

Résumé de la FAQ

Comment diriger des réunions plus engageantes?

Si vous souhaitez mener des réunions plus engageantes, vous et vos participants à la réunion devez adopter un état d'esprit axé sur l'équipe. Ensuite, vous devez créer les conditions de l'engagement et utiliser quelques techniques de réunion engageantes.

Ces conditions sont capturées dans The Engagement Equation, "état d'esprit + conditions + techniques + répétition".

Comment diriger des réunions plus engageantes dans une culture qui ne partage pas les ordres du jour ou ne se prépare pas pour les réunions?

Lorsque nous parlons d'une culture de réunion inefficace, c'est une façon abrégée de dire que l'équipe a de mauvaises habitudes de réunion.

C'est une distinction importante, parce que lorsque nous sentons que nous devons combattre notre culture, nous avons du mal à affronter ce fouillis dur, émergent et soupe.

Pourquoi même essayer quand vous livrez une bataille impossible comme ça?

Les habitudes, en revanche, sont constituées d'actions que nous répétons. Les habitudes sont ce que nous faisons.

Vous ne pouvez peut-être pas diriger votre culture, mais vous pouvez absolument choisir de faire ce que vous devez faire pour rendre les réunions plus efficaces.

Comment pouvons-nous faire participer les gens lorsque certains d'entre eux appellent ou sont éloignés?

Il est difficile pour les personnes au téléphone d'interrompre la conversation, alors pour les engager, vous devez leur poser des questions directement.

Essayez également de jumeler chaque personne appelant avec quelqu'un dans la pièce.

La personne dans la salle s'assure que le participant au téléphone a la possibilité de parler de chaque question, et il est responsable d'ajouter tout ce que le participant distant souhaite apporter par écrit.

Comment puis-je engager plus de personnes lorsque le patron détourne ma réunion?

Il est très possible que votre patron pense qu'il organise une grande réunion.

La plupart des dirigeants le font, souvent parce que personne n'a jamais suggéré le contraire.

Partagez ce que vous apprenez sur l'organisation de meilleures réunions et demandez-leur s'ils sont prêts à vous laisser prendre la tête pendant un moment.

Demandez-leur de passer plus de temps à observer lors des réunions afin que lorsque vous vous enregistrez à nouveau dans quelques semaines, vous puissiez obtenir leurs réactions.

J'essaie toujours de faire participer mon équipe, mais cela ne fonctionne pas. Comment puis-je les faire s'engager?

Les techniques de réunion engageantes tombent souvent à plat lorsqu'elles sont introduites pour la première fois pour deux raisons.

Première raison: votre équipe a l'habitude de ne pas s'engager. Établir de nouvelles habitudes pour un groupe entier de personnes demande de la pratique et du temps.

Deuxième raison: votre équipe n'a pas l'état d'esprit nécessaire. Rappelez-vous l'équation de l'engagement: "état d'esprit + conditions + techniques + répétition".

Comment puis-je faire participer les gens lorsqu'ils envoient des SMS sur leur téléphone lors de réunions?

Si l'envoi de SMS dans les réunions est l'une des mauvaises habitudes de réunion de votre équipe, vous rencontrez un symptôme de réunions mal structurées.

Vous pouvez attaquer le symptôme en demandant aux gens de placer leurs téléphones dans un panier lorsqu'ils entrent dans la pièce, ou en faisant un "No Tech!" règle.

Beaucoup de gens essaient des tactiques comme celle-ci et cela peut faire une différence à court terme.

La meilleure solution ici est de s'attaquer au système sous-jacent qui permet en premier lieu aux dirigeants de votre organisation d'organiser des réunions improductives et désengagées.

Ressources mentionnées dans cet article

Réunion des cours scolaires

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