Récemment, nous avons organisé deux soirées en ligne où nous avons invité les gens à se joindre à nous pour créer une grande liste de conseils astucieux pour des réunions plus intelligentes. L'événement tout entier était une expérience. Nous nous sommes demandé:

  • Cela fonctionnerait-il de combiner toutes ces différentes techniques de réunion?
  • Quelle valeur réelle un groupe d'étrangers aléatoires pourrait-il créer en une heure?
  • Quelqu'un trouverait-il cela suffisamment intéressant pour apparaître?

À ma grande surprise, nous avons été rejoints par près de 80 personnes au cours des deux sessions. Les techniques que nous avons pratiquées ont mieux fonctionné la deuxième fois, ce qui témoigne de la valeur de la pratique. Et il s'avère que les personnes intéressées et engagées peuvent rapidement créer beaucoup de valeur si elles en ont l'opportunité et la structure.

Capture d'écran des meilleures soirées
Captures d'écran des meilleures soirées, montrant certains de nos brillants participants

Pendant les séances, nous avons travaillé en petites équipes. Chaque équipe disposait de cinq minutes pour se présenter et sélectionner un sujet pour sa liste. Ensuite, ils ont passé 5 minutes à réfléchir individuellement sur le sujet. Enfin, ils sont revenus ensemble et ont passé 10 minutes à créer une liste des 5 meilleurs conseils.

Mettez-le ensemble, et chaque groupe avait 20 minutes pour passer de parfaits inconnus face à une ardoise vierge à une équipe présentant un produit fini. Et ils l'ont fait!

À propos de ces listes de conseils

Chaque groupe a sélectionné un sujet lié à la réunion qu'il voulait explorer. J'ai regroupé ces listes dans des thèmes connexes et apporté quelques modifications mineures pour plus de clarté et de cohérence. Sinon, les conseils ci-dessous proviennent directement des groupes de discussion. La plupart de ces idées sont plutôt géniales – et c'est une liste incroyable compte tenu des contraintes de temps.

Vous vous demandez ce que vous pourriez créer avec vos équipes si vous deviez faire quelque chose comme ça dans votre entreprise, n'est-ce pas?

Vous verrez également les noms et les liens de certains de nos participants ci-dessous. Ces personnes se sont portées volontaires pour partager leurs informations ici entre vous et avec vous tous. Merci tout le monde! Ça a été tellement fabuleux de vous rencontrer tous!

Conseils pour gérer le temps de réunion

Le temps est précieux "class =" sans interruption

5 conseils pour rencontrer des gens qui se préparent

Une liste de Diana Larsen (Agile Fluency Project), Kathleen Oweegon (Bridges of Peace), Jason Schreuder (Inspired Iterations) et John Skelton (Salem Symphonic Winds).

  1. Exécuter les enregistrements ou des brise-glaces avec des sujets pertinents qui créent également des liens sociaux.
  2. Utilisez les sondages.
  3. Considérez le long jeu… faire des choses dans votre réunion actuelle qui préparation rapide pour la prochaine fois.
  4. Démontrer WIIFM (ce qui est pour moi) avant la réunion.
  5. Créer des outils à l'avance (par exemple, des feuilles de travail) pour faciliter la préparation.

4 conseils pour avant et après la réunion

Une liste d'Alexandre B., John R., Kim S., Nick P. et Paul N.

  1. Définir la réunion résultats souhaités explicitement. Après avoir défini le résultat de la réunion, demandez-vous: est-ce vraiment une réunion ou une présentation?
  2. Définissez les règles de la réunion et expliquer pourquoi le problème.
  3. Pourquoi les gens sont-ils invités? Assurez-vous inviter les bonnes personnes (et pas les mauvaises personnes)
  4. Donner aux gens missions de suivi explicites.

5 conseils pour savoir quoi faire lorsque vous manquez de temps

Une liste de Megan, Simon Earl (LinkedIn), Tammy Adams (Chaosity) et Toni.

  1. Donner des devoirs en fonction des éléments que vous n'avez pas pu couvrir.
  2. Si vous dépassez le temps alloué, demander au groupe quels points pourraient être retirés de l'ordre du jour ou s'il est important de discuter davantage. Rendez la décision au groupe.
  3. Appeler un timeout et demandez quelle est la chose qui fonctionne bien dans la conversation et que pouvons-nous faire différemment?
  4. Établir une «fermeture» claire à la réunion. Ne vous contentez pas de la terminer maladroitement.
  5. Intégrez la flexibilité dans les points de l'agenda. Ne devenez pas trop rigide ou restrictif.

Conseils pour animer des réunions engageantes

Sauter de joie "class =" break-free

5 conseils pour obtenir l'avis de tous les participants à la réunion

Une liste d'Anna Zaremba (Akademia Facylitacji), Catarina Moreno (Ignite Management), Mark Rickmeier (Meetings Done Right), Matej G. et Richard D.

Cartes d'inclusion de réunion ou arrière-plans vidéo "width =" 300 "style =" width: 300px; Flotter à droite; marge: 0px 0px 10px 10px;

  1. Fournir temps silencieux pour que les gens réfléchissent, puis faites-les partager.
  2. Divisez les gens en petits groupes.
  3. Utilisez des cartes de réunion d'inclusion
  4. Demandez au hasard quelques-uns ont choisi "Alors, John, quelle est votre opinion à ce sujet …"
  5. Mettre en sourdine quelqu'un qui dure trop longtemps, les remercier et demander à entendre quelqu'un d'autre.

5 conseils pour accroître l'engagement à l'aide des outils de conférence

Une liste par Afzan M., Dev B., Rona Roberts (Roberts & Kay) et Sue H.

  1. Utiliser de la musique pour dynamiser et peut-être comme un chronomètre, en choisissant une chanson qui correspond au groupe.
  2. Préparation: Mobilisez les gens AVANT la réunion! Testez vos outils et assurez-vous que, en tant qu'animateur, vous êtes prêt.
  3. Aller aux mesures extrêmes pour engager les personnes qui font réellement le travail et les inviter à participer. Assurez-vous avoir les bonnes personnes dans la réunion.
  4. Utilisez Miro ou Google Jamboard pour collaboration en ligne.
  5. Braquage panneaux physiques «stop» ou «go». Créez vos propres cartes Super Collaboration Superpower ou utilisez-les.

5 conseils pour obtenir la contribution de tout le monde

Une liste de Miriam, Tom, Michael et Stefan.

  1. Apprendre encore plus informations à l'avance sur les participants (par exemple, sont-ils introvertis ou sortants?)
  2. Créer des accords de réunion, demandant au groupe sur quelles règles convenir.
  3. Adressez-vous directement à tout le monde au début afin tout le monde parle déjà une fois.
  4. Établir une règle de base qui nous entendons tout le monde.
  5. Ajoutez ou supprimez un symbole lorsque quelqu'un parle sur une feuille que vous utilisez pour gardez une trace de qui a eu la chance de parler.

5 conseils pour favoriser l'engagement à distance dans de grands groupes

Une liste de Diana T., Greg W., Kathleen Doyle-White (Pathfinders Coaching) et Sam P.

  1. Définir un grand groupe: 25 – 30 personnes, 50 – 75 personnes – puis limiter le nombre à chaque réunion à 25.
  2. Structurez les diapositives et préparez le travail à l'avant. Créez la possibilité pour les participants de voter.
  3. Divisez la réunion en blocs de temps structurés, avec des instructions spécifiques.
  4. Limitez le nombre de participants à un casser la salle à 8 ou moins.
  5. Max 90 minutes pour une session.

5 conseils pour récupérer lorsque l'énergie baisse

Une liste de Cyndy, Kathy F et Nancy.

  1. Avoir une liste de discussion sujets vers lesquels se tourner.
  2. Donnez aux gens quelque chose à faire garder leurs doigts occupés.
  3. Avoir des gens se lever et s'étirer.
  4. Avoir une liste de fermeture, questions stimulantes pour déplacer l'énergie.
  5. Appelle une fin à la réunion.

Conseils pour participer à une réunion

Le meilleur cadeau est vous "class =" sans pause

4 conseils pour devenir un bon participant à une réunion virtuelle

Une liste de Diana Larsen (Agile Fluency Project), Gordon M, Lori B et Marsh Makstein (eSlide).

  1. Exagérer expressions du visage et de la tête. Maintenir un contact visuel, hoche la tête et répond par "uh huh."
  2. Allume ta caméra. Obtenez l'adhésion du leadership pour créer cela comme une norme d'entreprise. Le problème de beaucoup de gens est de se voir, de leur montrer comment désactiver leur vision de soi.
  3. Être préparé à participer pleinement à la réunion «enregistrement» du temps au début avec de véritables informations d'auto-réflexion (par exemple, comment est votre état d'esprit aujourd'hui: fou, triste, content, peur … soyez prêt à répondre)
  4. Supprimer le bruit de fond vous n'êtes donc pas inquiet de rester silencieux (utilisez Krisp, trouvez un espace calme, etc.)

5 conseils pour partager la charge

Une liste de Chris Fox (Chris C. Fox Consulting), Martin et Susan W.

  1. Demandez à quelqu'un d'autre de s'approprier le partage du document / écran.
  2. Allouer/attribuer des rôles: président, preneur de notes, gestionnaire de documents
  3. S'amuser. Amusez-vous!
  4. Utilisation évasions pour les grands groupes.
  5. Identifier nombre maximum de membres (pas plus de 6, 4 pour le brainstorming) pour la réunion.

Conseils pour gérer des conversations importantes et difficiles

Ayons cette discussion "class =" sans interruption

5 conseils pour encourager des conflits sains

Une liste de Barbara R., Neil M., Shafraaz Kaba (Demandez un monde meilleur) et Sue Tinnish (Profil de chaise Vistage).

  1. Planification préalable les étapes que vous suivrez pendant la réunion.
  2. Met le règles d'engagement.
  3. Utilisez l'art, comme une toile vierge, invitant les gens à tirer leurs idées.
  4. Tisser dans techniques méditatives se recentrer (respirer, se calmer).
  5. Utilisez les conversations cruciales cadre.

5 conseils pour aider un groupe à approfondir

Une liste de Barbara, Owen, Robin et Rosie.

Que signifie aller en profondeur? Passer au niveau suivant, sous la surface; aborder les aspects interpersonnels; sujets que le groupe peut éviter.

  1. Transparence: expliquer pourquoi le groupe doit aller en profondeur.
  2. Utiliser des structures libératrices application / site Web / méthodes.
  3. Utilisez des outils muraux et autres qui permettent collaboration de groupe.
  4. Mener une pré-mortem, incorporant des méthodes telles que TRIZ et Min Specs.
  5. Se diviser en petits groupes pour réfléchir, discuter et élaborer des stratégies.

Un merveilleux grossissement d'énergie

Le don d'énergie offert gratuitement "class =" sans rupture

Comme vous pouvez le voir, il y a beaucoup de bons conseils ici. Si vous rencontrez des difficultés pour relever ces défis, vous devriez trouver au moins un conseil ici qui fera une différence significative et positive pour votre équipe.

Pour obtenir ce résultat, j'ai investi environ 11,5 heures en quatre jours, dont 3,5 heures en séances et 8 heures de préparation. Les participants ont investi entre 60 et 90 minutes, selon le temps qu'ils ont passé à se préparer et le temps qu'ils ont passé à réseauter par la suite.

À partir de cet investissement énergétique unique, nous avons créé:

  1. Une conception de session réutilisable. Le plan de base fonctionnerait pour tout groupe distant qui a besoin de créer rapidement une liste d'idées ciblées. Je partagerai la conception de la session dans un article de suivi, afin que vous puissiez également en tirer parti.
  2. De nouvelles connexions. De nombreux participants ont échangé des informations sur LinkedIn et ont prévu de se connecter après l'événement.
  3. Amusement! Nous avons passé un bon moment dans ce qui était autrement une semaine assez sombre.
  4. Une grande liste de conseils utiles (voir au dessus).

Maintenant, si chaque personne qui lit cet article adopte un seul conseil utile et utilise ce conseil pour améliorer une réunion avec 4 ou 5 personnes de plus, l'impact positif de cet investissement initial se répercutera encore plus.

Des réunions bien conçues offrent un retour d'énergie incroyablement surdimensionné, une positivité et des résultats utiles pour l'investissement. C'est pourquoi notre entreprise s'efforce d'aider les équipes à organiser quotidiennement des réunions réussies.

Pour ceux d'entre vous qui ont rejoint la soirée Top Tips, merci beaucoup. Veuillez partager les commentaires ci-dessous qui, selon vous, pourraient encore amplifier la valeur que vous avez créée.

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