Trop de temps perdu dans des réunions improductives. Des réunions inefficaces affectent les entreprises du monde entier, ce qui en fait une plainte majeure pour les employés à tous les niveaux.

Conservation Colorado a engagé Lucid Meetings pour les aider à améliorer les performances de leurs réunions, qui avaient toujours été classées comme le problème numéro un dans leurs sondages annuels de rétroaction des employés.

Conservation Colorado

J'ai parlé avec Nikki Riedt, directeur des opérations et des finances de Conservation Colorado, à la fin de notre engagement, au sujet de leur expérience. Je suis ravi de pouvoir partager ces commentaires avec vous ici.

Contexte

Conservation Colorado est une organisation qui œuvre pour protéger le climat, l'air, la terre, l'eau et les communautés du Colorado à travers l'organisation, le plaidoyer et les élections.

Le niveau d’urgence et de contrôle du changement climatique est monté en flèche. En réponse à ce paysage en évolution rapide, Conservation Colorado a également changé. Au moment où ils ont contacté Lucid, l'équipe de direction comprenait de nombreux dirigeants qui étaient nouveaux dans l'organisation au cours de l'année écoulée, et le nombre total d'employés augmentait rapidement.

Qu'est-ce qui ne changeait pas? La façon dont ils ont tous ressenti leurs réunions.

Le défi

Un travail de plaidoyer rapide nécessite une énorme collaboration. L'équipe de Conservation Colorado coordonne son travail avec la communauté et les organisations alliées. Ils accueillent des ateliers et des événements éducatifs. Ils tiennent la presse au courant des nouveaux développements et interagissent fréquemment avec le gouvernement local.

S'assurer que toutes ces pièces mobiles restent alignées et sur la bonne voie pour faire avancer leur mission nécessite beaucoup de communication interne, ce qui signifie de nombreuses réunions. À mesure que l'équipe grandissait et que de nouveaux dirigeants montaient à bord, le nombre et la durée de ces réunions augmentaient également.

L'équipe de direction avait travaillé pour améliorer les réunions dans le passé.

Nikki"Nous avons eu des formations internes ponctuelles axées sur des compétences spécifiques de réunion, telles que la facilitation ou l'élaboration d'un agenda. Elles étaient correctes, mais ne faisaient pas partie d'une stratégie d'amélioration plus large."

Nikki Riedt, directeur des opérations et des finances

Ils ont également discuté des meilleures pratiques lors de réunions à mains nues et rédigé un ensemble de règles de réunion que chaque dirigeant était censé suivre.

Et pourtant, pour la troisième année consécutive, les commentaires écrasants de l'enquête de satisfaction des employés ont montré que la préoccupation n ° 1 était trop de temps perdu dans les réunions improductives.

Au-delà de la frustration du mécontentement chronique des employés face aux réunions, l'équipe de direction a été confrontée à un défi supplémentaire. L'organisation a récemment travaillé dur pour reconfirmer son engagement en faveur de la diversité et de l'inclusion. Les dirigeants ont travaillé avec des experts pour savoir ce qu'ils pouvaient faire pour accroître l'inclusion dans toute l'organisation, et on leur a dit à quel point il était important d'encourager une participation diversifiée aux réunions.

Conservation Colorado a donc dû lutter pour résoudre des mandats apparemment contradictoires.

  • Les employés estiment que de nombreuses réunions sont une perte de temps, ce qui les empêche d'accomplir un travail important. Les employés demandaient des réunions moins nombreuses et plus efficaces.
  • Les efforts en matière de diversité et d'inclusion ont indiqué qu'ils devaient encourager plus d'engagement et de participation, ce qui semble suggérer encore plus de temps consacré aux réunions.

Face à ces défis complexes, Nikki Riedt a cherché comment nous pourrions aider.

"Lucid s'est démarquée comme l'une des seules entreprises que j'ai trouvées qui se concentrait vraiment sur les réunions d'affaires et elles se sont démarquées parce qu'elles allaient au-delà des bases de 'les bonnes réunions ont un ordre du jour' de se concentrer davantage sur les réunions en tant que moteur de la culture organisationnelle. "

L'approche: un démarrage rapide des réunions réussies

Conservation Colorado a invité tout son personnel à participer au Successful Meetings Quickstart, le programme de Lucid conçu pour guider les équipes tout au long du processus de conception et de gestion de réunions d'affaires quotidiennes efficaces.

Le programme combine des ateliers interactifs, une formation en ligne et des appels de mentorat réguliers pour soutenir les efforts d'amélioration des réunions d'un groupe sur une période de trois mois.

Le parcours de démarrage rapide

Avant le programme, tout le monde recueille des données de référence sur leurs réunions en cours. Ces données ont aidé les membres de l'équipe à mieux comprendre les expériences et les perspectives de chacun. Elle a également révélé de fortes différences entre le temps et l'énergie que chaque employé consacrait aux réunions. La collecte de données actuelles a permis à l'équipe de se préparer à travailler sur des solutions aux problèmes de réunion spécifiques qu'ils avaient récemment rencontrés, plutôt que d'espérer améliorer les réunions en général.

L'atelier

Conservation Colorado a choisi d'organiser cet atelier sous la forme d'un atelier sur place d'une journée complète, ce qui impliquait de faire venir des employés à distance et de suspendre les opérations pour la journée – un grand engagement.

«Je pense que les gens étaient sceptiques qu'une réunion sur les réunions allait les aider à être plus productifs. Avant l'atelier, nous nous sommes vraiment concentrés sur l'obtention de l'adhésion car ce projet était une façon de résoudre les problèmes que le personnel avait soulevés depuis les deux dernières années autour des réunions. "

Nikki Riedt

Au cours de l'atelier, les employés de Conservation Colorado ont travaillé ensemble pour créer de nouveaux accords de réunion, développer une compréhension commune de ce qu'il faut pour rendre les réunions efficaces sur une base continue, identifier des réunions cibles à améliorer et pratiquer une variété de techniques de réunion simples pour accroître l'engagement.

«J'aime que nous ayons trouvé des solutions réelles. J'ai l'impression que de nombreux ateliers discutent avec nous pendant des heures sur les outils, mais nous n'arrivons pas à appliquer ce que nous apprenons et à résoudre les problèmes. En ayant le temps d'appliquer les techniques et de résoudre les problèmes , nous en sommes sortis avec des étapes réalisables. "

Commentaires sur l'atelier de Conservation Colorado

Photos de l'atelier montrant les notes du tableau de conférence, les équipes et le chaos en cours
Les chiffres: 1 jour, sur place, 38 participants, 200 cure-pipes, pas assez de cookies
Note moyenne des participants: 5,1 sur 6

Mise en œuvre: organiser de meilleures réunions chaque jour

Après l'atelier, l'équipe de Conservation Colorado a dû mettre ses idées en pratique.

Ils ont commencé par collecter des observations de réunion anonymes pour tester dans quelle mesure ils étaient capables de suivre les nouveaux accords de réunion qu'ils avaient créés. Des rapports détaillés ont été présentés pour près de 40 réunions dans la semaine qui a suivi l'atelier, soulignant davantage les actions spécifiques qu'ils pourraient prendre pour s'améliorer.

Ils se sont également inscrits au cours en ligne sur les compétences essentielles pour des réunions efficaces à leur propre rythme, où ils ont eu accès à des instructions détaillées étape par étape pour animer de meilleures réunions.

«Cela m'a donné des moyens très concrets d'améliorer les réunions que je dirige et d'améliorer qui je suis en tant que participant à la réunion.»

"Utiliser ce que j'ai appris aide à rendre les réunions moins stressantes."

commentaires des participants sur le Compétences essentielles

L'équipe de Lucid a examiné les observations recueillies lors de la réunion et a travaillé avec l'équipe de Conservation Colorado pour trouver des solutions lors d'appels Momentum en ligne en direct qui ont lieu toutes les deux semaines.

Au cours du premier mois suivant l'atelier, les appels Momentum se sont concentrés sur la manière d'aider les membres de l'équipe de Conservation Colorado à prendre confiance en leurs nouvelles compétences. Ils ont posé des questions, partagé des idées et affiné leurs accords.

"J'ai maintenant des attentes plus élevées, de la part de mes collègues, pour fournir plus de détails sur les réunions que je dirige et pour les réunions auxquelles j'assiste. Je me sens également plus accompli lorsque je sais que nous sommes tous d'accord sur les prochaines étapes après chaque réunion."

commentaires des participants

Au cours des deuxième et troisième mois, l'équipe a commencé à concevoir des modèles de flux de réunions pour différents départements et domaines de programme, décrivant les réunions exactes dont ils avaient besoin pour faire avancer leur travail dans chaque processus.

"Pour moi, un moment fort a été lorsque nous avons commencé à penser aux réunions non seulement comme des réunions – où nous craignions de perdre du temps et d'être efficaces – mais des réunions comme de la culture. C'était un véritable" moment ah "de voir que nos réunions étaient juste plus que simplement des réunions; c'est un moyen essentiel de notre fonctionnement, ce qui rend le fait d'être intentionnel à leur sujet si important.

Cela et la compréhension des flux de réunion, et comment nous pourrions faire un peu de travail pour réfléchir à toutes les réunions nécessaires pour terminer un projet au début, ce qui facilite la préparation et améliore le flux de travail. "

Nikki Riedt

Lors de l'appel final Momentum, des représentants de différents groupes ont présenté leurs conceptions pour commentaires et célébration. Les participants de tous les niveaux de l'organisation ont offert des idées et du soutien aux présentateurs en fonction de ce qu'ils avaient appris tout au long du programme.

En tant que responsable du programme du côté des Lucid Meetings, je dois dire que c'était génial à regarder. Ce type de mentorat par les pairs et de copropriété pour rendre les réunions efficaces est ce que je recherche tout au long du programme.

Comme Conservation Colorado le savait déjà, la plupart des efforts visant à améliorer les réunions au sein d'une organisation échouent à avoir un impact durable, car il ne s'agit pas seulement de savoir quoi faire – il s'agit d'avoir le soutien nécessaire pour pratiquer, améliorer et transformer ces connaissances en santé. habitudes. C'était formidable de voir des gens qui avaient commencé notre voyage se plaindre que la plupart des réunions étaient une perte de temps à travailler ensemble pour concevoir des réunions plus enrichissantes et productives auxquelles ils aimeraient participer.

Les resultats

"Je ne pourrais pas être plus ravi de ce programme, à la fois pour notre équipe et pour moi personnellement. Il a vraiment changé le travail."

Avant le début du programme, les dirigeants de Conservation Colorado pensaient qu'ils considéreraient le programme comme un succès s'ils réduisaient le temps global consacré aux réunions dans toute l'organisation. À la fin, alors que nous disposions des données nécessaires pour mesurer ce temps, cela n'était plus considéré comme un facteur de succès critique.

Au lieu de cela, l'équipe de direction a identifié ces résultats.

  • Nous avons un ensemble d'accords de réunion engagés que les gens adoptent, même si nous n’en sommes pas encore à 100%. Dans le cadre du programme, nous avons convenu de revoir et de mettre à jour ces accords régulièrement. Nous avons notre examen de 9 mois à venir dans quelques semaines. Je pense que c'est le bon moment car nous les avons laissés glisser un peu en raison des changements forcés par la pandémie – bien que l'engagement à l'objectif soit toujours très fort et ait été vraiment utile.
  • L'une de nos plus grandes équipes a vraiment adopté un grand nombre de pratiques et a radicalement repensé la façon dont leur département rencontre.
  • Nous avons vu succès des réunions avec des partenaires externes. En nous concentrant davantage sur le but et les résultats (compétences de base enseignées dans le programme) et moins sur les ordres du jour fixés, nous rendons ces réunions plus productives.
  • Penser à la façon dont l'information circule dans l'organisation et à la façon dont les réunions en sont un élément a ouvert de nombreuses façons d'améliorer la façon dont nous partageons les informations. Nous sommes toujours en train de déterminer à quoi cela pourrait ressembler pour nous.
  • Nous avons maintenant un premier projet Modèles de flux de réunion pour l'intégration des nouveaux employés, les communications interfonctionnelles internes et nos campagnes de plaidoyer. Nous avons déployé le flux de la réunion d'intégration et tous les signes indiquent que c'est un succès. J'apprends de nouvelles choses à inclure et différentes façons d'adapter les conversations au fur et à mesure que je les ai eues. Jusqu'à présent, les commentaires des personnes qui suivent le processus ont été très positifs.
  • Lucid nous a aidés repenser notre équipe de direction et les réunions de tout le personnel. Nous sommes sur le point de déployer des changements supplémentaires qui, selon nous, pourraient avoir un impact vraiment positif pour le personnel.

Conseils pour les autres qui envisagent un démarrage rapide

Nous avons tous beaucoup appris tout au long du programme. Chez Lucid, nous ajustons constamment notre approche pour mieux garantir des résultats à nos clients.

Nikki a également partagé ce qu'elle pensait que les autres dirigeants devraient savoir au moment de commencer leur démarrage rapide.

Le leadership devrait participer activement.

Parce que Conservation Colorado a initialement pensé que le programme était un moyen de résoudre un problème de satisfaction des employés, tous les membres de la haute direction ne pensaient pas devoir être impliqués après l'atelier initial.

"Comme dans tous les grands changements, cela prend du temps et de l'engagement de la part du leadership. Définir les attentes avec le leadership au début – comme participer aux appels bi-hebdomadaires – aurait été utile comme moyen de le montrer.

Dans la plupart des organisations, les hauts dirigeants assistent à plus de réunions que quiconque et leur comportement donne le ton. En participant activement à un programme conçu pour changer le comportement des réunions, les dirigeants peuvent mieux modéliser et accélérer la transformation qu'ils recherchent dans leurs équipes.

Attendez-vous à des changements pour plus que de simples réunions.

"Soyez ouvert au changement transformationnel en plus d'acquérir de nouvelles compétences pour votre boîte à outils, car adopter une nouvelle réflexion sur les réunions aura le plus grand impact."

Les réunions ne se déroulent pas en vase clos. Au lieu de cela, ils interagissent avec et impactent chaque partie de votre entreprise (pour le meilleur ou pour le pire). L'amélioration des réunions déclenche souvent des améliorations dans les processus et les systèmes associés, ce qui peut avoir un fort impact positif sur les performances – si vous le permettez.

Passez en revue et révisez régulièrement.

"Vérifiez les changements. Intégrez les commentaires. Vous créez quelque chose de nouveau ici et tout devrait y contribuer."

Dès le début du Quickstart, nous travaillons avec les clients pour aborder chaque réunion avec curiosité et comme expérience. Quelle opportunité offre votre prochaine réunion? Que pouvez-vous essayer pour que tout le monde profite de cette opportunité?

Comme toute expérience, si vous ne vérifiez jamais vos résultats, vous ne saurez jamais ce qui a fonctionné.

Ce n'est plus le problème de Conservation Colorado. Leur équipe ne se plaint plus de "trop ​​de temps perdu en réunion" en général. Au lieu de cela, quand ils ont un problème de réunion, ils expérimentent, travaillant ensemble pour rendre les réunions plus inclusives, plus productives, plus significatives et plus réussies chaque jour.

Pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons aider vos équipes à organiser des réunions réussies chaque jour, contactez-nous.