Si vous êtes un formateur, un animateur d'atelier, un leader religieux, un organisateur d'événements ou un consultant, vous organisez des groupes pour gagner votre vie.

Vous avez probablement conçu votre travail en supposant que vous serez dans la même pièce que le groupe que vous servez.

Notes autocollantes, répartissez les groupes, les accessoires, tellement de plaisir

Maintenant, comme tout le monde, vous devez découvrir comment fournir vos services en ligne.

Capture d'écran du panel d'experts des réunions à distance, organisé par InfoQ, Judy Rees, Pilar Orti, Charle Humble, Lisette Sutherland, Nancy Settle-Murphy, Mark Kilby, Elise Keith, Mark Braggins

Vous travaillez rapidement et ressentez beaucoup de pression pour avoir une réponse pour vos clients maintenant. Vous souhaitez également conserver vos contrats existants dans la mesure du possible. Il a été assez difficile de planifier ces sessions en premier lieu, donc vous ne voulez vraiment pas avoir cette discussion à nouveau.

Malheureusement, ce désir de garder la transition de la personne à la personne virtuelle aussi simple et directe que possible pousse de nombreux experts à faire de mauvais choix. Ils manquent également de grandes opportunités.

Voici trois des erreurs les plus importantes que nous constatons lors de la refonte des événements en personne pour la livraison en ligne, ainsi que quelques conseils sur ce qu'il faut faire à la place.

Planification: ne planifiez pas de sessions en ligne d'une journée.
Planifiez plusieurs sessions en ligne plus courtes.

Il peut être si difficile de réserver du temps à tout le monde qu'il est souvent plus facile de planifier des ateliers ou des formations en sessions d'une journée. De cette façon, tout le monde bloque ce jour-là sur son calendrier, allume ses répondeurs absents du bureau et s'engage à 100% sur les notes autocollantes et le déjeuner buffet.

Malheureusement, les sessions d'une journée ne fonctionnent vraiment pas bien pour les événements en ligne. Pourquoi pas?

  • Est-ce parce que les gens sont facilement distraits lors d'événements en ligne?
    En partie. Les personnes travaillant à domicile ont leur adresse e-mail professionnelle, leurs animaux de compagnie et toute leur vie en attente qui n'attendent que de pénétrer par leur porte. Mais ce n'est pas la raison principale.

  • Est-ce parce que nous avons tous la durée d'attention d'un poisson rouge?
    Non. Les règles de durée d'attention pour les événements en ligne et en personne sont très similaires. Si votre participant est intrinsèquement intéressé par ce qui se passe pendant votre événement, il peut rafraîchir sa concentration plus longtemps. Notre capacité à se recentrer sur quelque chose que nous trouvons intéressant alimente l'économie de la frénésie; ne laissez personne vous dire que les gens ne peuvent pas regarder un écran pendant plus de 10 minutes, car Netflix prouve que c'est manifestement absurde.

Pourquoi les longs événements en ligne ne fonctionnent-ils pas bien?

Parce que les événements en ligne d'une journée sont trop épuisants.

Le responsable de l'événement et tous les participants doivent faire attention au contenu de la session et à la dynamique sociale, tout comme ils le feraient lorsqu'ils se rencontrent en personne.

Ensuite, en plus de cela, vous avez besoin d'énergie pour concentration supplémentaire il faut:

  • Cliquez sur les bons boutons au bon moment,
  • Découvrez quand c'est à votre tour de parler,
  • Comprendre toutes les personnes qui parlent les unes sur les autres, et
  • Essayez de traiter tous ces visages à l'écran comme de vraies personnes.

Vous avez tous à faire face à une charge cognitive beaucoup plus importante et cela s'épuise.

Imaginez que vous essayez de vous concentrer sur tout cela. TOUTE LA JOURNÉE.

(embarqué) https://www.youtube.com/watch?v=JMOOG7rWTPg (/ embarqué)

Peu importe à quel point votre contenu peut être intéressant, il n'y a que beaucoup de choses que les gens peuvent absorber à la fois. Travailler en ligne signifie qu'ils doivent traiter toutes sortes d'informations qui n'ont rien à voir avec votre contenu, vous devez donc réduire vos sessions si vous voulez obtenir le résultat.

Il existe trois façons principales d'adapter votre contenu à la livraison en ligne.

1. Attribuez plus de pré-travail asynchrone.

Demandez aux participants d'effectuer plus de travail avant, entre et après vos sessions en ligne en direct.

Par exemple, vous pourriez:

  • Envoyer des présentations ou des rapports pour examen à l'avance, sous forme de documents à lire ou de courtes présentations vidéo à regarder. Par exemple, dans plusieurs programmes de formation en ligne, les étudiants regardent des vidéos préenregistrées et des feuilles de calcul complètes à leur rythme. Ensuite, lorsque la classe se réunit en groupe, ils passent toute la session en direct à terminer un travail collaboratif.
  • Attribuez à l'avance de petites tâches au groupe en utilisant la technologie que vous utiliserez pendant la session. Cela donnera à chacun le temps de trouver les boutons et d'explorer par eux-mêmes, vous n'aurez donc pas besoin de passer autant de temps à enseigner ces compétences aux gens pendant la session. Répondre à une courte question d'introduction fonctionne bien pour cela.
  • Demandez au groupe de réfléchir, d'évaluer des alternatives ou de rechercher des exemples à son rythme. Bonus sur celui-ci: la recherche montre que les équipes qui réfléchissent ou effectuent des recherches de manière indépendante avant une réunion obtiennent souvent un meilleur résultat, car chaque personne peut effectuer ces tâches à son propre rythme, sans les entraves de la pensée de groupe. Toutes ces idées géniales que les gens prennent sous la douche? Ils peuvent les ajouter à la liste avant votre session. C'est une bonne victoire propre pour tout le monde!

2. Divisez l'événement en direct en plusieurs segments plus courts.

Votre plan d'événement comprenait probablement des pauses, mais vous comptiez probablement aussi sur des activités basées sur le mouvement pour maintenir l'énergie du groupe tout au long de la journée.

(Si ce n'est pas le cas – si vous êtes le genre de formateur qui fait asseoir les gens sur des chaises pendant des heures pendant que vous leur donnez des cours – vous pouvez ignorer tous ces conseils. Veuillez mettre votre événement en ligne. De cette façon, les gens peuvent se mettre en sourdine, faire semblant écoutez, et allez plutôt faire quelque chose d'humain.)

En supposant que vous souhaitiez voir des personnes impliquées au cours de vos sessions, vous devrez planifier davantage d'opportunités pour qu'elles se déplacent, se rechargent, se réhydratent et gèrent leur vie familiale. Toutes les 45 à 90 minutes, prévoyez une longue pause (15 minutes ou plus). La pause déjeuner doit également être plus longue.

En pratique, cela signifie que vous pouvez intégrer deux ou trois sessions interactives de 90 minutes en une seule journée, mais pas beaucoup plus.

Qu'en est-il des conférences virtuelles?

Les conférences virtuelles sont souvent programmées comme des événements intensifs de plusieurs jours, tout comme les conférences en face à face.

Les conférences virtuelles s'en tirent avec un programme complet d'une journée car ils ne s'attendent pas à ce que le même groupe de personnes reste impliqué tout le temps. Les gens entrent et sortent des séances tout au long de la journée. Les présentateurs prononcent leur discours puis partent. Les organisateurs ont un temps d'arrêt pendant que tout le monde est occupé à regarder des présentations.

Cela dit, les organisateurs de conférences virtuelles découvrent également les avantages de diviser leur événement en morceaux plus petits sur une plus longue période.

Lisez ces exemples:

3. Organisez plusieurs sessions en direct sur plusieurs jours.

C'est ce que je fais, ce que font les formateurs avec lesquels nous travaillons et ce que nous recommandons pour la grande majorité des événements en ligne plus longs.

Je suis un grand fan de cette approche pour deux raisons.

  1. C'est beaucoup, beaucoup plus facile de bien livrer.
  2. Les résultats sont bien meilleurs.

Il est plus facile de tenir une séance de 90 minutes tous les quelques jours plutôt qu'une seule séance de marathon écrasante. C'est assez évident.

Avant de le faire, cependant, je n'avais jamais réalisé à quel point les résultats d'une session de plusieurs jours seraient meilleurs. Lorsque l'équipe a le temps entre les sessions de dormir sur ce qu'elle a appris, puis d'appliquer éventuellement certaines des idées de la première session, elle retient davantage. Ils posent de meilleures questions. Ils apportent de meilleurs exemples. Plus important encore, les changements qu'ils s'efforcent de faire se produisent plus rapidement.

Pour vous aider à imaginer à quoi cela pourrait ressembler, voici deux exemples d'événements traduits du format original en personne vers des événements en ligne.

Apprenez à diriger de grandes équipes mondiales

Dirigée par Nancy Settle-Murphy

Événement en personne Sessions virtuelles
Une journée de 8 heures.
Quatre unités, avec des pauses entre chacune et une pause déjeuner.
Environ 6 heures de temps pédagogique / interactif.
Cinq séances de 90 minutes.
Une séance par semaine.
Pré-travail avant chaque session.

Pour les sessions en ligne, cela correspond à 7,5 heures de temps interactif. De plus, tout le monde effectue en moyenne 20 minutes de pré-travail avant chaque session, ajoutant plus de 1,5 heures supplémentaires consacrées au contenu du cours.

À première vue, il semble que vous puissiez planifier plus de contenu pour les sessions en ligne que pour les sessions en personne. Ce n'est pas ce qui se passe. Au lieu de cela, les sessions en ligne consacrent plus de temps aux discussions de groupe et au travail collaboratif.

Démarrage rapide des réunions réussies

Dirigé par moi. (En savoir plus sur ce programme.)

Je dirige cet atelier sous forme d'une journée sur site ou d'un atelier virtuel de 3 sessions. Voici comment cela fonctionne.

Avant: collecte de données (c'est la même chose pour les deux approches.)

Événement en personne Sessions virtuelles
7 à 8 heures au total

  1. Présentations
  2. La science des bonnes réunions

    Courte pause

  3. Création d'accords de réunion

    Le déjeuner

  4. Modélisation des flux de réunion

    Courte pause

  5. Prise de décision lors des réunions
  6. Fin
  1. Session du lundi, 90 minutes: La science des bonnes réunions
  2. Session du mardi, 90 minutes: Création d'accords de réunion
  3. Session du vendredi, 90 minutes: modélisation du flux de réunion
  4. Deux semaines plus tard, 60 minutes: prise de décision lors des réunions

Comme Nancy, je trouve que les équipes qui passent par les sessions virtuelles passent plus de temps à fouiller dans le contenu que celles qui passent par les ateliers sur place.

Après chaque atelier Quickstart, nous organisons six appels en ligne sur trois mois. Je vois des différences importantes entre les équipes qui ont suivi l'atelier sur place et celles qui ont vécu les sessions en ligne.

Les équipes qui ont suivi l'atelier d'une journée ont tendance à avoir plus d'énergie initiale, mais plus de difficulté à mettre en pratique de nouvelles idées. C'est comme s'ils pensaient "Hé, c'était génial, et maintenant nous sommes de retour à notre vrai travail." Nous passons beaucoup de temps dans la dynamique de suivi des appels à revisiter et à renforcer les idées de l'atelier.

Les équipes qui passent par les sessions en ligne arrivent souvent à la troisième session du vendredi après avoir déjà essayé une nouvelle idée dans la pratique. Ces équipes utilisent leurs appels de l'élan pour plonger plus profondément, poser des questions vraiment difficiles et pratiquer de nouvelles techniques.

Les deux groupes voient des changements et donnent une note élevée aux sessions, mais en tant que chef de session, je peux voir qu'ils n'obtiennent pas tous les mêmes résultats.

Technologie: n'essayez pas de tout faire dans un seul outil.
Gardez la technologie aussi simple qu'utile.

Nous constatons également que les gens ont du mal à déterminer le type de technologie à utiliser. C'est tout à fait compréhensible, car il existe des centaines d'options et toutes sortes de conseils contradictoires.

Cette confusion peut conduire à l'une des deux erreurs courantes.

  • Erreur 1: essayer d'exécuter toute votre session avec un seul outil.
    Il existe de nombreuses technologies robustes, mais aucune ne fait tout.

    La plupart des animateurs virtuels expérimentés utilisent plusieurs technologies au cours de leurs sessions.

  • Erreur 2: utiliser trop de technologies à la fois.
    La plupart des ateliers en personne utiliseront une gamme de techniques. Vous avez peut-être des évasions. Peut-être que vous dessinez ou utilisez des notes autocollantes. Peut-être que vous votez et que vous classez et triez. Vous écrivez peut-être des décisions importantes. Pour chacune de ces techniques, il existe un outil en ligne qui le supporte très bien mais n'est pas si bon pour le reste.

    Certains animateurs de session réagissent en sélectionnant une technologie différente de pointe pour chaque technique. Mais introduire trop d'outils à la fois dans votre groupe se passe rarement bien.

J'ai hébergé et assisté à des centaines de sessions interactives en ligne. La plupart invitent les participants à interagir à travers deux ou trois outils différents pendant la session. Ils ont également tous un moyen d'afficher la logistique, y compris les instructions et le pré-travail avant et après la session.

Pour une session en ligne engageante, nous vous recommandons de demander à vos participants d'interagir avec pas plus d'une technologie de chaque catégorie.

Vidéo conférence Collaboration textuelle et / ou visuelle Logistique
Exemples:

  • Zoom
  • Équipes Microsoft
  • WebEx
  • Adobe Connect
  • Google Meet
  • et plus
Exemples:

  • Mural
  • MeetingSphere
  • Stormz
  • GroupMap
  • Google Jamboard
  • et plus
Exemples:

  • EventBrite
  • Enseignable
  • Votre site web
  • Site Web de votre client
  • et plus

Par exemple, mon en ligne Démarrage rapide les ateliers s'appuient sur Zoom pour la visioconférence, Stormz pour la collaboration et Teachable pour publier les instructions et la logistique.

Nancy's Diriger des équipes mondiales les sessions utilisent l'outil de vidéoconférence préféré par le client, MeetingSphere pour la collaboration et les sites Web internes du client pour publier les instructions et la logistique.

Compétences: ne présumez pas que vos compétences en personne se traduisent directement en sessions en ligne.
Obtenez une formation ou trouvez un animateur virtuel qualifié pour être votre ailier.

Dernier conseil. La façon dont vous travaillez avec un groupe en personne ne se traduit pas directement en ligne. Cela dit, si vous êtes un facilitateur ou un formateur expérimenté, vous connaissez déjà la plupart des compétences dont vous aurez besoin.

À certains égards, cela est similaire à la différence entre l'obtention de votre permis de pilote et votre permis de conduire. Une de nos proches a d'abord obtenu sa licence de pilote. C'était absolument le véhicule le plus difficile à maîtriser et lui a beaucoup appris sur la manière de diriger une machine dans l'espace. En comparaison, apprendre à conduire une voiture était facile – mais c'était toujours quelque chose qu'elle devait apprendre.

Votre acquisition de compétences en facilitation en ligne sera la même. Vous avez déjà fait un apprentissage plus difficile et plus humain. Maintenant, vous pouvez rapidement acquérir les compétences en ligne dont vous avez besoin pour rendre votre travail virtuel.

Voici quelques-uns des groupes offrant une formation en animation virtuelle en 2020.

Vous pouvez également embaucher plusieurs facilitateurs virtuels expérimentés pour vous aider à repenser votre session ou même à diriger votre prochain événement. J'ai été vraiment impressionné par le travail récent effectué par ReesMcCann, Nancy Settle-Murphy et Voltage Control, plusieurs des experts de Liberating Structures, et d'autres.

Et si vous voulez travailler avec moi, planifiez une session privée. Je serais ravi de vous aider.

Que recommanderiez-vous d'autre? Et quelles questions avez-vous?

N'hésitez pas à ajouter des questions, des ressources utiles ou des liens dans les commentaires.