Dans les coulisses de Lucid Meetings, nous parlons beaucoup de la manière de soutenir les organisations dans leur travail pour établir une architecture de communication robuste, efficace et résiliente.

Architecture de communication
La méthode et la fréquence selon lesquelles les informations, l'attention et l'intention circulent entre les personnes, les équipes et les systèmes de votre organisation.

Voir également Modèles de flux de réunion et Systèmes d'exploitation de réunion.

Aujourd'hui, je vous invite à «réfléchir à voix haute» avec nous alors que nous travaillons à affiner ces idées.

Pour développer une architecture de communication efficace, vous devez comprendre ce dont vos équipes ont besoin pour communiquer et quand cette communication doit avoir lieu.

Nous pensons qu'il est utile de s'appuyer sur une poignée de modèles mentaux, ou métaphores, pour tenter ce travail. Les métaphores créent un pont entre les décisions plus simples fondées sur des critères (comme adopter Slack ou Teams) et les décisions plus importantes et complexes (comme comment / si partager les données financières avec les employés).

Les métaphores nous donnent un langage qui aide à rendre des problèmes complexes relatables.

Voici un exemple.

Imaginez que la communication qui circule dans votre système est comme l'eau qui coule dans le monde naturel. Avec des «pluies» régulières et rafraîchissantes de communication, certaines parties de votre organisation pourraient être florissantes. D'autres, coupés des retours et des nouvelles idées, se tarissent et se fanent. Enfin, certains groupes refusent de communiquer, stockant leurs informations dans de petites piscines stagnantes où elles commencent à se dégrader et à puer.

Visualiser le information-attention-intention l'énergie de communication dans votre organisation, semblable à l'énergie d'un système naturel comme le cycle de l'eau, peut vous donner, à vous et à votre équipe, un modèle métaphorique à utiliser lorsque vous travaillez pour mieux canaliser cette énergie.

Par exemple, au lieu de demander si une équipe traite trop d'informations, vous pouvez demander si elle est inondée. Ensuite, vous pouvez considérer non seulement le volume d'informations que l'équipe consomme, mais également le moment et les moyens de livraison, ce qui ouvre de nouvelles façons d'acheminer ces informations afin qu'elles ne soient pas inondées en une seule fois.

pluie noire, avec arc en ciel. Il y a de l'espoir!
La communication fonctionne dans des organisations comme l'eau travaille dans le monde naturel. Trop ou pas assez peut être dévastateur. Photo par Annie Spratt sur Unsplash

La plupart des gens peuvent s'identifier aux métaphores énergétiques et les trouver utiles. Le faites vous? Faites-moi savoir dans les commentaires. J'aimerais savoir comment cela résonne pour vous.

Cependant, nous n'avons pas eu autant de succès en essayant de communiquer des concepts liés au temps. Penser dans le temps est l'une des choses les plus difficiles à faire, car en tant qu'espèce, nous sommes chargés d'une foule de préjugés, d'angles morts et de bizarreries contre-intuitives qui nous gênent.

Pour plus de plaisir, regardez l'effet de récence, l'illusion de la fin de l'histoire et l'effet «uh-oh».

Jusqu'à présent, nous avons essayé d'aider les gens à concevoir pour le temps en utilisant les mêmes métaphores fatiguées que vous avez probablement entendues auparavant. Nous avons essayé de visualiser notre organisation lors d'un voyage, où le type de communication dont nous avons besoin lors de la planification de notre voyage n'est pas le même que lorsque nous sommes perdus à mi-chemin de notre destination. Cette métaphore fonctionne bien lorsque vous travaillez sur des communications pour un projet individuel, qui a un début et une fin définis, mais elle est inadéquate pour réfléchir à des communications pour un travail en cours.

La carte pour un seul voyage
Les cartes sont parfaites lorsqu'il y a un début et une fin à votre voyage. Ils ne sont pas aussi utiles dans un paysage changeant ou lorsque vous n'avez pas de destination finale. Photo par Annie Spratt sur Unsplash

Nous avons également utilisé la personnification, imaginant notre organisation comme une personne traversant différentes étapes de sa vie.

Cette métaphore vous permet de considérer comment le type d '«architecture» dont nous avons besoin en tant que jeune adulte dans notre premier appartement n'est pas du tout idéal lorsque nous sommes dans nos années de sandwich, supportant plusieurs générations sous un même toit. Cette métaphore est assez utile, mais elle est aussi si grande et abstraite et si mystérieusement inconnaissable (comme, comment pouvons-nous prédire à quoi ressemblera une organisation adolescente lorsqu'elle «mûrit»?) Que la métaphore devient plus un exercice de pensée que un outil utile.

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Les organisations ont des besoins d'architecture de communication différents à différentes étapes de leur développement. Photo par Annie Spratt sur Unsplash

Cependant, il est important de surmonter les défis inhérents à la discussion sur le temps, car nous devons tenir compte des besoins de communication d'un groupe au fil du temps pour créer une architecture de communication efficace.

Une histoire en temps réel, proche du temps et lointain

Pour chaque communication qui se produit, nous avons trois publics potentiels:

  • Les personnes directement impliquées et qui communiquent. C'est le public en temps réel.
  • Les personnes qui mettent les informations issues de la communication en temps réel au travail. C'est le public Near Time.
  • Les personnes qui se tournent vers ces informations pour des moments importants. C'est le public de Far Time.

Par exemple, si vous travaillez à organiser d'excellentes réunions d'affaires, il ne suffit pas de penser à ce qui se passe pendant la réunion dans la communication en temps réel. Vous devez également vous assurer que les résultats de la réunion parviennent également aux audiences Near Time et Far Time, car si vous ne le faites pas, votre équipe doit inviter tout le monde à chaque réunion, ou vous vous surprendrez à répéter les mêmes conversations avec chacun. public.

Ce week-end, ma fille nous a donné une bonne illustration du genre d'erreur que vous pourriez commettre lorsque vous ne savez pas comment communiquer au mieux au fil du temps. Espérons que cette histoire rendra cette idée un peu plus pertinente. C'est simple et un peu dégoûtant, ce qui devrait également faciliter la mémorisation. Faites-moi savoir dans les commentaires ce que vous en pensez.

Voici mon chien Mabel.

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C'est un chien de travail, élevé pour chasser les truffes. Cela signifie qu'elle aime renifler les choses. Elle aime beaucoup renifler les choses. En tant que chien renifleur, elle passe une grande partie de nos promenades dans le quartier à "lire le courrier" laissé par les autres chiens du quartier, puis à déposer ses petites réponses humides.

Mabel n'est pas un mannequin. Elle sait que nous allons faire une pause et attendre si elle a besoin de faire pipi, ce qui lui donnera plus de temps pour renifler. En marchant, elle s'arrêtera souvent pour faire pipi 5 ou 6 fois par kilomètre. On pense souvent qu'elle fait semblant.

Ce dimanche, Mabel a porté sa routine sniff-dribble-sniff à un nouveau niveau. Mon mari, ma fille et moi avons marché 1,5 km jusqu'au marché fermier et retour, ce que nous faisons la plupart des dimanches. Mabel s'est arrêtée et a fait pipi et s'est arrêtée et a fait pipi, jusqu'à ce que mon mari commence à compter. À 10 ans, nous étions tous étonnés de sa capacité vésicale. Au moment où nous sommes arrivés à la maison, elle avait laissé des notes de piddle pour les voisins 13 fois. 13 fois!

C'était un nouveau record.

"Wow, maman. Un nouveau disque! J'aurais aimé apporter mon appareil photo", a déclaré ma fille.

Maintenant, cela aurait été une erreur. C'est similaire à l'erreur que font les gens d'affaires lorsqu'ils enregistrent une réunion et pensent que quiconque n'était pas là regardera l'enregistrement. Ha! Comme si.

Heureusement, ma fille n'est pas non plus mannequin. Elle a pensé à prendre des photos pendant une minute et s'est rendu compte que lorsque nous avons regardé les photos plus tard, il n'y aurait aucun moyen de dire pourquoi elle avait pris une photo de Mabel en train de faire pipi. Ce n'est pas comme si vous pouviez voir pourquoi cette photo de pipi était spéciale sans capturer tous les 13 ensemble, et au moment où nous avons réalisé que nous assistions à une session de marquage historique, les 9 premières appartenaient au passé.

En temps réel, nous avons communiqué nos observations sur les exploits de Mabel et créé un résultat; le nouveau record.

Quand nous sommes rentrés à la maison, nous avons partagé l'histoire avec notre fils, lui donnant un résumé Near Time des faits saillants. Maintenant, il sait garder une trace quand il emmène Mabel faire une promenade, juste au cas où elle battrait le record.

Enfin, nous avons convenu qu'il nous fallait un moyen de marquer cette réalisation pour l'avenir. En ce moment, c'est frais dans nos mémoires, mais donnez-nous un mois et nous ne nous souviendrons pas de compter. Je ne sais pas de quoi notre futur sera préoccupé, mais je suis à peu près sûr que ce ne sera pas des chiens à moins que nous ne fassions quelque chose maintenant pour communiquer le disque et le garder devant nous. Ce que nous devons bien sûr faire, car vraiment, à quoi sert-il d'avoir un événement record si vous n'essayez jamais d'améliorer ce record?

J'ai invité ma fille à concevoir un graphique que nous pourrons utiliser à l'avenir. L'école a commencé, alors j'espère que son professeur de 3e année lui attribuera du crédit pour ce projet de science / art / mathématiques.

Enregistrement piddle actuel: 13 "style =" width: 504px; "width =" 504 "srcset =" https://blog.lucidmeetings.com/hs-fs/hubfs/pee-record-092020.jpg?width=252&name= pee-record-092020.jpg 252w, https://blog.lucidmeetings.com/hs-fs/hubfs/pee-record-092020.jpg?width=504&name=pee-record-092020.jpg 504w, https: // blog.lucidmeetings.com/hs-fs/hubfs/pee-record-092020.jpg?width=756&name=pee-record-092020.jpg 756w, https://blog.lucidmeetings.com/hs-fs/hubfs/pee -record-092020.jpg? width = 1008 & name = pee-record-092020.jpg 1008w, https://blog.lucidmeetings.com/hs-fs/hubfs/pee-record-092020.jpg?width=1260&name=pee- record-092020.jpg 1260w, https://blog.lucidmeetings.com/hs-fs/hubfs/pee-record-092020.jpg?width=1512&name=pee-record-092020.jpg 1512w "tailles =" (max- largeur: 504px) 100vw, 504px

Et j'espère que le record durera longtemps, car s'arrêter 13 fois en une courte marche est vraiment ennuyeux!

Pour résumer, voici comment la communication circule à travers cette histoire à travers les trois échelles de temps.

  • Temps réel: Nous marchons activement, comptons et donnons un sens à ce que nous voyons. Nous avons toutes les informations.
  • Proche de l'heure: Nous partageons une histoire sur la marche et le nouveau record avec notre famille immédiate, afin qu'ils sachent continuer à compter. Nous communiquons les faits saillants et suffisamment de contexte pour donner rapidement à chacun une idée de l'événement. La communication en temps réel d'une heure est condensée pour être utilisée par le public de Near Time.
  • Temps lointain: nous publions le résultat clé (l'enregistrement) de manière évidente afin qu'il puisse être trouvé et développé à l'avenir. Les gens qui n'étaient même pas là ce week-end pourront le voir et nous aider à suivre à l'avenir. Dans deux, trois ans, nous sortirons un cartable de souvenirs 2020 et ce disque sera là pour que nous puissions revivre dans Far Time.
Énergie Temps réel Proche du temps Temps lointain
Information

Complet

Nous travaillons pour:

Résumé

Nous travaillons pour:

Signifiants

Nous travaillons pour:

Attention Complet, commandé Sélectif Nominal
Intention Démarrer, s'engager Apprendre, faire Rappeler, améliorer

Mettre cette idée en pratique

Dans cet esprit, pensez à la communication dans toute votre organisation. De quoi avez-vous besoin pour créer et partager en temps réel? Qu'est-ce qui doit être résumé pour être utilisé par d'autres dans Near Time? Et comment pouvez-vous marquer ces idées qui méritent vraiment d'être rappelées pour l'organisation que vous deviendrez dans Far Time?

Ou en d'autres termes, quand comptez-vous les piddles, vs en informant les autres de compter les piddles, vs en célébrant le record de tous les temps?

Considérez également vos méthodes de communication.

Vous verrez souvent des termes comme synchrone ou asynchrone utilisé pour décrire différentes manières de communiquer. Les réunions sont généralement considérées comme synchrones, car la plupart des gens ne tiennent pas compte de la valeur de toutes les communications qui ont lieu avant ou après. Les applications de chat et de flux de travail sont souvent décrites comme asynchrones, même si de nombreuses personnes s'attendent à des réponses instantanées à tout message qu'elles publient.

En réalité, la plupart des méthodes de communication peuvent fonctionner sur plusieurs échelles de temps. Au fur et à mesure que vous améliorez l'architecture de communication de votre organisation, considérez quelles devraient être les attentes et les accords pour chaque méthode de communication.

Par exemple, si tout le monde pense que les réunions sont uniquement en temps réel, ce qui signifie que vous ne vous attendez pas à ce que quelqu'un partage des informations à l'avance ou envoie des résultats par la suite, vous ne pourrez pas compter sur les réunions pour prendre des décisions qui collent ou créer une responsabilité. Sinon, si vous définissez des attentes selon lesquelles les rapports seront distribués à l'avance et les enregistrements conservés, vous avez débloqué la valeur des réunions pour plusieurs publics au fil du temps et amélioré la capacité de votre système à exploiter cette énergie.

Du moins, c'est ainsi que j'espère que vous utiliserez cette idée. Maintenant, dites-moi – est-ce utile? Qu'est-ce qui vous vient à l'esprit maintenant et comment pourriez-vous améliorer ces débuts? La boîte de commentaires et les futurs lecteurs attendent avec impatience vos contributions.