Trop de temps perdu dans des réunions improductives. Cela reste l'un des principaux candidats sur la liste des plaintes en milieu de travail, comme cela fait au moins 700 ans.

Certaines personnes aux prises avec cette plainte supposent que la solution consiste simplement à réduire le temps passé en réunions, idéalement en éliminant autant de réunions que possible. Il s'agit d'une approche ordonnée et facilement mesurable, qui peut rapidement prétendre à la victoire.

Oh non! Mon visage est tout spongieux! Cela n'a pas aidé.

D'autres se rendent compte que ce genre de victoire ne fait que repousser le problème. De courtes réunions remplacées par de longs fils de discussion. Moins de réunions, mais plus de retards dans les projets ou de problèmes de qualité. Évitez les réunions, pour voir une autre partie de votre architecture de communication sortir.

Bien qu'il y ait de nombreuses réunions qui auraient dû être un e-mail, le but n'est pas de remplacer une réunion inefficace par un e-mail inefficace, ou de passer trop de temps perdu à parler avec trop de temps perdu à bavarder dans Slack.

Une meilleure approche pour réduire le temps perdu dans les réunions improductives commence par chercher des réponses à ces deux questions:

  1. Combien de réunions sont trop nombreuses?
  2. Comment pouvons-nous augmenter le ratio de réunions productives par rapport aux réunions improductives?

Ces questions sont à l'origine d'une grande partie du travail de recherche que nous effectuons ici chez Lucid. Nous avons appris que les réponses aux deux questions dépendent du travail que vous faites et de votre rôle dans l'organisation. Vous pouvez voir nos résultats précédents sur ce sujet ici:

Au-delà de votre rôle et de la nature de votre travail, la meilleure fréquence (ou cadence) de réunion pour votre équipe variera également en fonction de ce qui se passe dans l'environnement opérationnel de votre organisation.

La récente pandémie de Covid-19 et la fermeture économique qui a suivi ont modifié l'environnement opérationnel de presque tout le monde à la fois. Cela nous a donné l'occasion de voir comment ce changement de contexte a eu un impact sur la fréquence des réunions dans diverses équipes.

En avril 2020, nous avons mené une enquête rapide demandant aux gens de partager comment leurs réunions avaient changé en réponse à ce changement.

Les resultats? Pas de surprise: la fréquence des réunions augmente lorsque la prévisibilité diminue.

Graphiques montrant les données avant et après. Voir l'article associé lié ci-dessus pour plus de détails.
Avant Covid-19, 49% des équipes se réunissaient chaque semaine ou moins, et 37% se rencontraient quotidiennement ou plus.
En avril 2020, 22% se réunissaient une fois par semaine ou moins et 65% se rencontraient quotidiennement ou plus. Voir ces graphiques plus grands.

Ces résultats correspondent à ce que nous avons vu dans la pratique et aux recommandations de longue date de l'industrie. Lorsque votre équipe est dans une nouvelle situation – que ce soit parce que vous êtes une toute nouvelle équipe qui cherche toujours à travailler ensemble ou plutôt, vous êtes une équipe bien établie dont les méthodes de travail normales viennent d'être plongées dans le chaos – vous Vous devez planifier des réunions plus fréquentes pour comprendre ce qui se passe et ce que vous allez faire pour stabiliser votre approche.

Deux facteurs principaux déterminent la cadence optimale des réunions

Sur la base de notre propre travail et de la recherche sur le travail d'équipe menée par Amy Edmondson et d'autres, nous pensons qu'il y a deux facteurs principaux à prendre en compte lors de l'établissement de la cadence des réunions de votre équipe.

  • Indépendance vs interdépendance: Dans quelle mesure les membres du groupe comptent-ils les uns sur les autres pour atteindre leurs objectifs?
  • Prévisibilité vs incertitude: Dans quelle mesure le travail est-il prévisible? Si jamais rien ne change, il n'y a rien à dire. Si, d'un autre côté, votre environnement de travail est affecté par toutes sortes d'événements complexes et imprévisibles, rencontrez-vous davantage.

Fréquence de réunion recommandée en fonction de la nature des travaux

RégulierOccasionnelRégulierFréquentIncertitudeInterdépendanceHauteFaibleFaibleHaute
La nature du travail de l'équipe doit guider la cadence des réunions.

Comment cela se passe-t-il en pratique?

Nous avons discuté avec des groupes qui ne se réunissent qu'une fois par an parce qu'ils le doivent; c'est mandaté par la loi. Sinon, ils ne dérangeraient pas. S'il n'y a pas beaucoup de surprises à l'ordre du jour et que vous ne vous souciez pas vraiment de ce que font les autres membres de l'équipe (pensez aux associations de propriétaires à titre d'exemple), alors vous avez rarement besoin de vous rencontrer. Rencontrez-vous assez souvent pour maintenir l'existence du groupe, ou lorsque vous voyez une opportunité de faire quelque chose d'amusant ensemble, mais sinon, ne vous inquiétez pas.

À l'autre extrémité du spectre, nous avons discuté avec un général à la retraite qui a déjà demandé à ses équipes d'organiser des réunions de révision après action toutes les 30 minutes au cours d'un exercice d'entraînement particulièrement intense. Souvent, en cas d'urgence, le groupe en charge d'une réponse coordonnée gardera ses canaux de communication ouverts toute la journée. Pensez aux salles de guerre que vous voyez dans les films ou au commandement de mission, et vous saurez de quoi nous parlons.

Les équipes avec plus d'interdépendance entre les membres doivent se réunir plus souvent. Cette interdépendance peut survenir en réponse à une crise, mais pour beaucoup, c'est aussi simplement la nature de leur travail quotidien.

Les équipes logicielles, où chaque personne se concentre sur une partie du code ou de la conception avant que tout ne soit combiné pour livrer le produit final, ont une forte interdépendance. Les cérémonies de développement agile populaires auprès des équipes logicielles comprennent des réunions quotidiennes. En revanche, les professeurs d'université travaillant dans le même département enseignent tous des cours différents et mènent des projets de recherche séparés. Les professeurs agissent rarement en équipe, ont une faible interdépendance et nécessitent beaucoup moins de réunions.

Les équipes dont le travail est hautement prévisible ont rarement besoin de se rencontrer. Les employés du commerce de détail, le personnel de livraison et de nombreux travailleurs de première ligne effectuent le même type de tâches presque tous les jours, donc même s'ils travaillent dans un environnement au rythme rapide, ils n'ont pas besoin de nombreuses réunions pour rester sur la bonne voie.

Les équipes dans des environnements très incertains, où le travail évolue constamment, se réunissent plus souvent. Les intervenants d'urgence, les start-ups, les concepteurs de produits et de projets qui naviguent toujours dans des situations complexes ou incertaines doivent se rencontrer davantage.

Examinons trois équipes travaillant toutes dans un secteur connexe (soins de santé) comme dernier ensemble d'exemples. Bien qu'ils travaillent tous dans le même segment de la main-d'œuvre, ils utilisent des cadences de réunion différentes en fonction de leur contexte opérationnel.

Exemple: un cabinet dentaire privé

Le travail du cabinet dentaire est assez prévisible, avec une légère interdépendance entre les membres de l'équipe. Alors que les personnes impliquées fonctionnent en équipe, leur travail est souvent sérialisé. La réception gère la planification et la facturation. L'hygiéniste s'occupe des rayons X et du nettoyage. Le dentiste évalue la santé globale et s'occupe des grandes interventions, comme les obturations et les implants. La réception n'intervient presque jamais pour aider un patient à passer la soie dentaire, et pendant qu'elles se produisent, l'éventail des surprises dentaires est limité.

Compte tenu de la prévisibilité relativement élevée et de la faible interdépendance, la plupart des cabinets dentaires tiennent une seule réunion d'affaires hebdomadaire où l'équipe se réunit pour discuter du calendrier, des annonces concernant le personnel, des mises à jour des politiques et des procédures, et éventuellement résoudre de nouveaux problèmes ou passer du temps à renforcer l'équipe.

De nombreux horaires de réunion des équipes de cabinets dentaires ressemblent beaucoup aux réunions tenues par les équipes de direction de la fabrication, des services et d'autres entreprises où le travail reste assez prévisible d'une semaine à l'autre.

À l'instar de la plupart des entreprises, les cabinets dentaires organiseront une série de réunions tout au long de l'année pour créer et mettre à jour leur plan stratégique, fournir une formation au personnel et assurer le respect des règles et règlements qui régissent leur pratique.

Incertitude: faible
Interdépendance: faible
Réunions auxquelles les employés des cabinets dentaires peuvent s'attendre:

  • Réunions hebdomadaires du personnel
  • Certification et sessions de formation régulières
  • Sessions de planification et de stratégie trimestrielles et annuelles

Exemple: une salle d'urgence

Le travail aux urgences n'est pas si prévisible. Certains jours sont calmes, d'autres occupés. Parfois, ils traitent des gens qui auraient vraiment dû pouvoir se soigner à la maison, et parfois ils aident les victimes des tragédies les plus déchirantes de la vie. Pour traiter ces patients, les salles d'urgence coordonnent le travail entre une équipe de spécialistes et de généralistes qui communiquent fréquemment à mesure que de nouvelles situations se développent.

Les services d'urgence tiennent des réunions plusieurs fois par jour dans le cadre de chaque changement d'équipe. Ces réunions de changement d'équipe debout sont utilisées pour s'assurer que les personnes qui commencent leur travail apprennent ce qui se passe de celles qui terminent leur quart de travail. Le travail au service des urgences est beaucoup moins prévisible que pour les dentistes, mais il n'est pas entièrement chaotique. Ces professionnels connaissent les membres de leur équipe, les types d'urgences les plus courants auxquels ils seront confrontés, le processus d'évaluation et d'acheminement rapide des nouveaux patients et les ressources dont ils disposent en termes d'équipement, de personnel et de capacité de traitement.

Et, comme les cabinets dentaires, les départements des urgences et des soins intensifs ont également des mises à jour de politique, des changements de personnel et tous les autres arrangements au niveau de l'entreprise à gérer, dont ils discuteront lors de réunions hebdomadaires de mise à jour des activités.

Le personnel des salles d'urgence effectue également de fréquents examens après action (RAA) pour évaluer les résultats d'un patient et trouver des moyens de s'améliorer à l'avenir. Ces réunions ne suivent pas une cadence aussi prévisible, mais elles utilisent toutes un processus de réunion commun.

En plus de toutes les réunions quotidiennes et hebdomadaires, le personnel des salles d'urgence peut s'attendre à assister à plusieurs réunions tout au long de l'année destinées à assurer leur disponibilité opérationnelle. Exercices en cas de catastrophe, revues de certification des traumatismes, réunions politiques de commissions conjointes, comités OSHA, formation sur le harcèlement et l'autodéfense; il y a beaucoup de réunions prévisibles à intégrer.

Incertitude: modérée à élevée
Interdépendance: élevée
Réunions auxquelles les travailleurs des urgences peuvent s'attendre

  • Deux ou trois fois par jour (une fois par changement de poste), plus la réunion hebdomadaire du personnel
  • AAR après certaines expériences de patients
  • Réunions mensuelles de l'équipe fonctionnelle dans les grands hôpitaux, comme une réunion de toutes les infirmières ou superviseurs en charge
  • Certification et sessions de formation régulières

Exemple: une unité médicale de champ de bataille

Le personnel médical opérant sur les lignes de front d'une zone de combat peut avoir des jours qui ressemblent à un service d'urgence domestique, et d'autres où tout pleut. Ces professionnels ont moins de prévisibilité et plus d'interdépendance, car ils peuvent avoir besoin de changer rapidement de rôle et même de choisir et de déplacer des lieux tout en traitant un volume élevé de patients traumatisés.

Dans des circonstances comme celles-ci, les réunions de changement d'équipe ordonnées sont laissées de côté. Au lieu de cela, ces professionnels s'appuient sur un flux accru de communication procédurale ritualisée. De petites équipes se forment rapidement sur les patients et communiquent rapidement comment elles vont procéder, ce que font également les dentistes et les urgences, mais avec moins d'intensité. Les meilleures équipes exécutent plus d'AAR, plus rapidement; Des critiques de 10 et 20 minutes qui les aident à apprendre et à s'adapter rapidement à une situation émergente.

Les opérateurs de première ligne consacrent moins de temps aux réunions sur les politiques et procédures, à la formation ou à la gouvernance lors du déploiement. La plupart de ces réunions de planification et de supervision ont lieu dans des centres de commandement centralisés.

Incertitude: très élevée
Interdépendance: très élevée
Réunions auxquelles les unités du champ de bataille peuvent s'attendre

  • Cadence quotidienne / hebdomadaire similaire à celle des salles d'urgence, à remplacer par des réunions courtes et fréquentes de résolution de problèmes et des réunions AAR tenues directement avant et après chaque action en temps de crise.

J'ai utilisé des exemples du monde médical parce qu'ils permettent de construire très facilement un modèle mental de la façon dont les degrés de prévisibilité et d'interdépendance influencent la fréquence des réunions. Maintenant, appliquez ce même cadre à votre propre secteur et considérez comment d'autres équipes ayant des rôles professionnels similaires peuvent bénéficier de cadences de réunion très différentes.

Autre exemple: les développeurs de logiciels qui écrivent du code pour un robot Mars dont le lancement est prévu dans 10 ans peuvent se rencontrer moins souvent que les développeurs de logiciels défendant le réseau électrique américain contre une cyberattaque active. Il n'y a pas de fréquence de réunion unique pour tous les développeurs de logiciels. Quiconque essaie de vous convaincre du contraire est un intimidateur.

Mettez-le ensemble, et cela ressemble à ceci.

predictability-in-chaos "style =" width: 846px; "width =" 846 "srcset =" https://blog.lucidmeetings.com/hs-fs/hubfs/predictability-in-chaos.png?width=423&name= predictability-in-chaos.png 423w, https://blog.lucidmeetings.com/hs-fs/hubfs/predictability-in-chaos.png?width=846&name=predictability-in-chaos.png 846w, https: // blog.lucidmeetings.com/hs-fs/hubfs/predictability-in-chaos.png?width=1269&name=predictability-in-chaos.png 1269w, https://blog.lucidmeetings.com/hs-fs/hubfs/predictability -in-chaos.png? width = 1692 & name = predictability-in-chaos.png 1692w, https://blog.lucidmeetings.com/hs-fs/hubfs/predictability-in-chaos.png?width=2115&name=predictability- in-chaos.png 2115w, https://blog.lucidmeetings.com/hs-fs/hubfs/predictability-in-chaos.png?width=2538&name=predictability-in-chaos.png 2538w "tailles =" (max- largeur: 846px) 100vw, 846px
Des réunions d'équipe fréquentes et prévisibles créent de la régularité dans une situation autrement compliquée.

Plus votre travail est imprévisible et interdépendant, plus un calendrier de réunions fréquentes et prévisibles devient important.

Autrement dit, si vous ne pouvez pas prédire ce qui va se passer ensuite, vous feriez mieux d'avoir un plan prévisible sur la façon dont vous travaillerez ensemble pour y faire face.

Fréquence des réunions pendant Covid-19

Début 2020, la prévisibilité a décliné partout pour tout le monde et la fréquence des réunions a augmenté. Cela était vrai même pour les équipes où l'interdépendance restait faible.

Aujourd'hui, nous sommes toujours confrontés à des entreprises fermées, à des perturbations économiques massives et à une faible visibilité sur le moment ou si quelque chose ressemblant à des affaires comme d'habitude peut reprendre. Peut-être jamais. Et pourtant, un manque de prévisibilité qui persiste devient prévisible; un statu quo plus higgeldy-piggeldy certes, mais un statu quo néanmoins.

Vous pouvez voir ce changement commencer dans certaines des réponses à l'enquête ultérieures. Ces réponses sont arrivées à la fin du mois d'avril, ce qui pour certains de notre public international était presque quatre mois après leur verrouillage.

Alors que la situation se stabilisait, les équipes ont développé de nouvelles pratiques de réunion pour les aider à naviguer dans le monde tel qu'il est actuellement. Avec ces pratiques fournissant un point de contact régulier, ils peuvent réduire la fréquence de leurs réunions pour mieux correspondre à la prévisibilité fondamentale et à l'interdépendance inhérentes à leur travail aujourd'hui.

Expérimentez pour affiner votre cadence de réunion

Si vous avez lu ceci et nos autres travaux sur la cadence des réunions, vous pouvez voir que nous pensons qu'il existe un nombre limité d'horaires de réunions d'équipe réguliers qui fonctionnent bien. Certaines équipes doivent se rencontrer davantage, d'autres moins.

Avec cet article, j'espère que vous pouvez voir que le calendrier le mieux adapté pour votre équipe n'est pas seulement une fonction de votre secteur d'activité ou du titre de votre poste. Les équipes travaillant dans des domaines similaires, mais opérant dans des environnements différents, ont besoin d'horaires de réunion différents. Et, comme l'ont montré les changements de Covid-19, la meilleure cadence de réunion pour votre équipe peut et doit changer en réponse aux changements de votre environnement d'exploitation.

Alors, comment trouvez-vous le calendrier qui vous convient?

  1. Commencez avec un horaire utilisé avec succès par une équipe effectuant un travail similaire au vôtre.
  2. Demandez à votre équipe de vous aider à identifier toute heure de réunion qu'elle juge improductive et à changer le fonctionnement de ces réunions. En supposant que vous ayez trouvé une cadence raisonnable, voici quelques autres facteurs qui mènent à des réunions inutiles.
  3. Mesurez vos résultats et expérimentez.

Lorsque votre équipe cesse de se plaindre du temps perdu lors de réunions improductives et se concentre plutôt sur l'optimisation du temps de réunion pour augmenter la productivité, vous avez trouvé votre point idéal.

Au fur et à mesure que vous expérimentez et en apprenez davantage, partagez vos observations dans les commentaires.

Comment ces facteurs jouent-ils pour votre groupe? Qu'est-ce qui influence le succès de votre réunion? Que pouvez-vous partager avec d'autres équipes comme la vôtre pour accélérer leur parcours? Nous avons tous hâte d'en savoir plus.

Articles Liés