Ce blog regorge de conseils pour organiser une grande réunion. Bien sûr, les équipes ne dirigent pas une seule réunion. Les équipes organisent beaucoup, beaucoup de réunions.

Maintenant, si vous avez beaucoup de temps libre, vous pouvez concevoir chacune des réunions de votre équipe à partir de zéro en utilisant les conseils que vous trouverez ici. Cependant, personne n'a ces tonnes, c'est pourquoi, malgré la disponibilité immédiate de toutes ces astuces pratiques, beaucoup de gens inventent simplement des trucs.

D'autres équipes trouvent un meilleur moyen. Ils conçoivent leurs réunions à l'avance, puis codifient ces conceptions en un système d'exploitation de réunion qui leur permet de gérer facilement ces réunions encore et encore.

UNE Système d'exploitation de réunion (MOS) fournit l'épine dorsale de l'architecture de communication d'une organisation et se compose de trois composants principaux.

  1. Critère de performance
    Règles ou principes de base qui s'appliquent à toutes les réunions.
  2. Modèles de flux de réunion
    Séquences de réunions spécifiques utilisées pour obtenir des résultats commerciaux distincts.
  3. Soutien
    Formation, technologie et ressources.

Dans les trois derniers articles, nous avons examiné en détail les modèles de flux de réunion. Aujourd'hui, nous allons faire un zoom arrière et voir comment ces modèles de flux de réunion fonctionnent dans le cadre d'un MOS plus grand. Ensuite, vous l'aurez deviné, nous allons encore plus dézoomer pour examiner l'architecture de communication globale.

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Maintenant, penchons-nous sur un exemple concret. Je suis très excité et reconnaissant que nos amis de Coda aient accepté de partager leur MOS avec nous tous. Qui est Coda, demandez-vous?

Rencontrez Coda

Coda est une startup technologique basée à Silicon Valley. Ils visent à réinventer le document collaboratif, facilitant ainsi la création de documents aussi puissants que les applications.

Al Chen, architecte de la solution Coda

J'ai rencontré pour la première fois l'équipe Coda lorsque leur architecte de solution, Al Chen, nous a contactés pour partager leur approche de la prise de notes sur notre blog.

Lire l'article d'Al sur Prendre des notes de réunion efficaces: où la technologie rencontre la culture organisationnelle

J'étais intrigué parce que pour de nombreuses startups technologiques, «réunion» est un gros mot. Les chefs de la direction de Tech peuvent fièrement annuler toutes leurs réunions ou déclarer leur bureau zone «sans réunions». Bien sûr, ils peuvent s'en tirer car ils travaillent souvent avec de petites équipes qui se parlent toute la journée – ce qui réduit le besoin de réunions.

Ce qui fonctionne quand vous êtes une petite entreprise, cependant, ne fonctionne pas à mesure que vous grandissez. Ne pas reconnaître cela crée un chaos dans la plupart des startups car elles sont forcées à plusieurs reprises de changer leur fonctionnement. "Oh dang. Peut-être que nous avons besoin de réunions. Urgh!" Ils réalisent.

Lorsque Shishir Mehrotra et Alex DeNeui ont quitté Google et Microsoft pour lancer Coda, ils savaient qu'ils devaient empêcher ce chaos.

Leur mission de réinventer le document est extrêmement ambitieuse, ce qui signifie qu'ils ne peuvent pas perdre de temps à réinventer la façon de travailler tous les quelques mois. Pour éviter cela, les fondateurs de Coda ont mis en œuvre une variante du système d'exploitation de réunion (MOS), Mehrotra a aidé à le développer alors qu'il était vice-président des produits sur YouTube.

Pourquoi Coda s'est concentré sur les réunions

Shishir Mehrotra a partagé ce qu'il avait vécu sur YouTube avant d'y implanter un MOS.

"Tous ces symptômes d'un système de réunion inefficace – ils ne sont pas évidents dans les réunions.

C'est comme, peut-être que les gens ne sentent pas qu'ils ont les bons objectifs, ou qu'ils ne se sentent pas clairs sur le processus de prise de décision. Ils l'attribueront à beaucoup d'autres choses. Ils pensent que c'est juste la culture. "

Shishir Mehrotra, fondateur de Coda

En revanche, les entreprises qui mettent en place un système d'exploitation de réunion comme celui utilisé sur YouTube puis sur Coda n'ont pas à s'appuyer sur des suppositions ou des hypothèses. Ils définissent comment gérer chaque réunion, puis planifient des réunions à des intervalles prévisibles afin que chacun sache quel type de conversations il peut espérer avoir quand.

Cette prévisibilité donne aux équipes un moyen clair de résoudre tous les problèmes de prise de décision et de responsabilité qui autrement les entraînent, et elle fixe un rythme délibéré pour le travail. Mettez-le ensemble et vous établissez un environnement calme qui est très différent de la plupart des startups. Cette prévisibilité est l'une des raisons pour lesquelles les employés appellent Coda The Grown-up Startup.

Le système de réunions de Coda fonctionne en atteignant ces trois objectifs communs à tout système d'exploitation de réunion efficace.

1. Un système d'exploitation de réunion efficace définit comment exécuter différents les types des réunions, PAS les sujets.

Le modèle de flux de réunions de base de Coda comprend trois catégories principales de réunions.

  • Réunions de cadence, où les équipes se réunissent pour vérifier la progression du travail quotidien.
  • Réunions catalyseur, tenue deux fois par semaine pour travailler sur de nouvelles idées et prendre des décisions.
  • Réunions contextuelles, tenu trois fois par semaine et utilisé pour s'assurer que tout le monde est au courant des dernières nouvelles.

Alors que tout le monde chez Coda connaît le calendrier et le type de chaque réunion, ils ne savent pas toujours de quoi ils discuteront.

Par exemple, récemment, l'équipe a travaillé et pris des décisions sur une fonctionnalité de produit nuancée lors de la première réunion Catalyst de la semaine et lors de la seconde, elle a décidé comment elle passerait à la phase suivante de la croissance de l'entreprise. Leur processus de gestion des réunions Catalyst fonctionne aussi bien pour les grandes et petites décisions, ce qui les libère pour se concentrer sur les détails impliqués plutôt que de se soucier de la façon dont ils arriveront à une décision en premier lieu.

En plus de son MFM de base, Coda organise également des réunions annuelles (réunions du conseil d'administration, retraites et hackathons de plusieurs jours) et des réunions de sprint.

Réunion de l'équipe Coda
L'équipe Coda lors d'un récent hackathon. Remarquez les gens qui se joignent par vidéoconférence en arrière-plan. Façon de faire vibrer la réunion hybride, Coda!

Qu'est-ce qu'un "sprint"? Les équipes logicielles qui utilisent une approche de développement logiciel agile décomposent le travail en morceaux qui peuvent être terminés en un nombre prédéterminé de semaines appelé "sprint". Chez Coda, chaque sprint dure 5 semaines. Comme la plupart des équipes agiles, Coda organise plusieurs réunions au cours de chaque sprint où l'équipe établit des priorités, vérifie leur travail et réfléchit sur ce qu'ils ont appris.

Les réunions de sprint de Coda soutiennent leur activité principale – la création et la publication du logiciel Coda. Lorsque vous travaillez dans une entreprise relativement nouvelle avec une gamme de produits ciblée comme celle-ci, la différence entre votre modèle de flux de réunion de base et la gamme de modèles de flux de réunion peut devenir assez floue. Vous pouvez le voir dans la façon dont Coda se réunit. Leurs réunions Catalyst de base peuvent répondre à une question sur les fonctionnalités du produit ou à une question de modèle commercial plus large.

En revanche, chez Lucid, nous gérons plusieurs offres de produits différentes, ce qui signifie que nous avons des MFM plus distincts. Notre noyau MFM comprend les réunions que nous organisons pour définir la stratégie et gérer l'entreprise dans son ensemble. Ensuite, chacune de nos principales gammes de produits a son propre ensemble de réunions. Vous pouvez voir un exemple dans le programme pilote logiciel MFM que j'ai partagé dans l'article précédent.

Les grandes organisations avec plusieurs divisions et des portefeuilles complexes utilisent une variété encore plus large de MFM: une MFM de base qui aligne l'ensemble de l'entreprise, une pour chaque secteur d'activité majeur, une pour l'embauche et l'intégration, et plus encore. Compte tenu de tout cela, vous pouvez facilement voir comment les grandes entreprises qui n'ont pas conçu leur MOS se retrouvent dans une boucle écrasante de mort par réunions.

Comment les types de réunions de Coda s'alignent sur la taxonomie lucide

Chez Lucid, nous avons constaté qu'il existe seize types de réunions distincts que les entreprises intègrent à leurs systèmes. Ces types sont comme des blocs de construction que vous pouvez assembler pour atteindre toutes sortes d'objectifs intéressants.

Comme Coda, la plupart des entreprises n'utilisent pas nécessairement les mêmes noms pour leurs types de réunions que nous. Au lieu de cela, ils donnent à leurs réunions des noms spéciaux pour mieux refléter leur culture unique. Les réunions Catalyst de Coda fonctionnent comme ce que nous appellerions une réunion de prise de décision. Leurs réunions Cadence fonctionnent comme les réunions Team Cadence et Progress Check. Les termes sont différents, mais les fonctions sont largement les mêmes.

Je pense que cet exemple est super utile, car je sais que les gens peuvent être stressés lorsqu'ils examinent cette taxonomie et essaient de déterminer exactement le type de réunion dont ils ont besoin. Il n'y a aucun appel à cela. La taxonomie devrait être utilisée pour élargir votre réflexion et inspirer des idées, pas pour vous enfermer dans une sorte de boîte de perfectionniste de réunion.

La taxonomie de Coda a été influencée par cette taxonomie, mais ils ne se sont pas inquiétés d'y adhérer dogmatiquement. Vous non plus.

2. Un système d'exploitation de réunion efficace est documenté, utilisé et entretenu.

Au cours de la première année de Coda, ils ont adopté le système bien documenté que Mehrotra a aidé à développer pour YouTube.

Depuis lors, ils ont eu amplement l'occasion de réviser leur système car cette documentation est intégrée dans les outils qu'ils utilisent pour organiser des réunions. Ils évoluent.

Par exemple, une première version s'appuyait sur la métaphore «porcs et poulets» pour expliquer les rôles de réunion. Les porcs sont engagés, les poulets sont juste impliqués. Mais lorsque les membres de l'équipe ont fait remarquer qu'ils ne se souciaient pas vraiment d'être appelés un porc ou un poulet, ces noms ont changé. Maintenant, ils identifient les Makers, Braintrust et Meeting Mollys pour chaque réunion.

"Ce n'est pas aussi clair que les porcs et les poulets, mais cela fonctionne pour le moment. Je suis sûr que cela changera lorsque nous trouverons quelque chose de mieux", admet Mehrotra.

Parfois, les membres de l'équipe Coda demandent quand ils auront "terminé" d'affiner leurs réunions afin de pouvoir déplacer tous ces détails pratiques vers un emplacement central.

La réponse?

"Jamais. Nous le garderons là pour chaque réunion", explique Mehrotra. Avec les informations pratiques dans chaque invitation à une réunion, les nouveaux employés se mettent rapidement au courant. Cela aide également la réunion Molly (leur nom pour la personne qui dirige la réunion), qui peut y faire référence à chaque fois que le groupe s'éloigne.

Vous voulez voir un exemple de modèle de réunion Coda?

Coda utilise leur logiciel pour documenter leur MOS et soutenir leurs réunions. Voici un modèle Coda pour gérer leurs réunions Bullpen (plus sur celles ci-dessous).

3. Un système d'exploitation de réunion efficace attend l'inattendu.

Chez Coda, ils évitent les réunions ad hoc.

Si l'équipe doit planifier des réunions supplémentaires, cela signifie qu'il y a une faille dans le système. Quelque chose est tombé en panne et nous devrions y remédier.

Shishir Mehrotra

Les réunions ad hoc – ces réunions qui ne sont pas planifiées mais qui sont ajoutées chaque fois que quelque chose arrive – peuvent rapidement prendre le relais du calendrier. Cela dit, chaque entreprise a des choses qui ne correspondent pas aux réunions régulières.

Pour éviter le glissement du calendrier, Coda a construit une «soupape d'échappement» dans leur système appelé Bullpen. Il n'y a pas de thèmes fixes pour le Bullpen hebdomadaire et une seule règle: vous devez être là. Lorsque l'équipe sait qu'ils seront tous au même endroit et libres de parler bientôt, ils apportent les trucs ad hoc au Bullpen.

Le Bullpen consacre du temps et de l'espace à toutes les conversations qui n'ont pas de domicile dans d'autres réunions, et en conséquence, c'est l'un des moments les plus productifs que l'équipe passe chaque semaine. C'est une innovation super intelligente et un excellent exemple d'une façon de résoudre le problème de "truc qui arrive" rencontré dans chaque entreprise.

D'autres entreprises dotées d'un système de réunion solide résolvent le problème par d'autres moyens, mais dans tous les cas, elles atteignent le même niveau.

Le test décisif pour un système de réunions efficace est le suivant:
Chaque conversation a une maison.

Annuel: Codathons, réunions du conseil d'administration, retraites. Hebdomadaire: réunions Cadence et Bullpen, forums Catalyst, sessions contextuelles; Per Sprint: réflexion, cadrage, engagement
Quelques réunions dans le MOS de Coda

Si ce n'est pas vrai pour vous – si votre équipe court de réunion en réunion sans jamais vraiment savoir comment prendre des décisions ou qui impliquer –ce n'est pas un problème de culture générique. C'est un problème de conception que vous pouvez commencer à résoudre en implémentant un système d'exploitation de réunion intentionnel et prévisible.

À emporter

Alors, que devez-vous retirer de cela?

Pour ceux d'entre vous qui dirigent des startups technologiques, vous pourrez peut-être prendre l'exemple de Coda et l'adapter à votre entreprise. Lorsque vous n'avez pas encore de système en place, vous obtiendrez des résultats plus rapidement lorsque vous commencez avec un bon exemple comme celui-ci.

Pour tout le monde, j'espère que vous verrez ce qu'il faut pour obtenir des réunions toujours excellentes dans toute votre organisation. À ce stade, vous devez comprendre que:

  • Le succès d'une réunion ne vient pas de l'apprentissage de l'utilisation d'un agenda.
  • Le succès d'une réunion ne se produit pas en limitant les réunions à 15 minutes.
  • Le succès d'une réunion ne se produit pas lorsque chacun doit le découvrir par lui-même.

Le succès des réunions se fait par conception. Les organisations qui apprécient des réunions toujours efficaces utilisent un système d'exploitation de réunion conçu pour leur entreprise et leur culture uniques.

Ou, comme mes partenaires le disent, si vous êtes un leader, il est temps d'arrêter d'être victime de vos réunions. Prenez le contrôle et concevez votre succès.