Dans les articles précédents, nous avons exploré des moyens de déterminer la cadence de réunion la mieux adaptée à votre équipe. Une cadence de réunion efficace signifie que votre équipe parle assez souvent pour maintenir son élan et établir des relations de travail solides, mais pas si souvent qu'elle a du mal à effectuer d'autres tâches.

En regardant les nombreux exemples fournis dans ces articles, j'espère que nous pouvons convenir que la plupart des équipes ont des réunions qui sont nécessaires pour atteindre avec succès leurs objectifs. Si nous acceptons que nous avons besoin d'au moins quelques réunions, nous pouvons rejeter l'idée paresseuse que nous allons résoudre notre problème de réunion improductif en annulant simplement de nombreuses réunions.

Au lieu de cela, nous examinerons la prévisibilité et l'interdépendance du travail et tracerons une cadence de réunion appropriée pour le soutenir. Comme le dit Shishir Mehrotra, PDG de Coda, vous devez concevoir votre système de réunion dans le but de garantir que chaque conversation a un domicile.

Que signifie pour chaque conversation avoir une maison?

Cela signifie que lorsque les membres de l'équipe doivent parler d'un problème ou prendre une décision, ils savent quand et où ils peuvent avoir cette conversation. Cela signifie que les conversations qui appartiennent au courrier électronique, au chat ou à un système de suivi s'y déroulent et que le temps de réunion reste concentré sur la productivité. Cela signifie que les gens ne voient pas leurs calendriers détournés par une ancienne réunion aléatoire que les membres de leur équipe pourraient imaginer.

S'assurer que chaque conversation a une maison signifie que votre équipe perd très peu de temps dans des réunions improductives.

La première étape de la création de ces maisons pour vos conversations consiste donc à identifier la cadence de réunion la mieux adaptée à votre équipe. Alors, en supposant que vous ayez une cadence utile en place, comment le temps perdu pourrait-il devenir un problème?

Time Waster 1: Manque de compétences de réunion

Premièrement, quiconque dirige une réunion horrible perd le temps des autres, comme le fait quiconque ne participe pas lorsqu'on le lui demande. Si vos responsables de réunions ne sont pas formés pour diriger des réunions productives, vous êtes très susceptible de voir de nombreuses réunions improductives.

Travailler efficacement avec les autres lors de réunions fait partie intégrante de la plupart des emplois. Celui-ci est facile à réparer: former les gens à faire leur travail.

Time Waster 2: Mauvaise cadence

Après cela, la plupart du temps perdu est dû à un désalignement de la cadence de réunion prévue avec la nature du travail.

Si vos équipes ont une prévisibilité élevée et une faible interdépendance, elles n'ont vraiment pas besoin de se réunir très souvent. Réduisez le nombre de réunions et réduisez le nombre de personnes à chaque réunion pour réduire le temps perdu.

Si vos équipes ont une faible prévisibilité et une forte interdépendance, elles doivent se réunir fréquemment. Créez une prévisibilité de la communication en optimisant le processus de ces réunions, puis rendez-les d'une efficacité impitoyable pour réduire le temps perdu.

Si la cadence de vos réunions correspond à la nature de votre travail et vous avez des processus décents en place et votre équipe est formée aux bases, mais vous voyez TOUJOURS beaucoup de temps perdu dans des réunions improductives, cela vient probablement de toutes les réunions ad hoc qui apparaissent de manière imprévisible dans le calendrier.

Time Waster 3: Réunions internes ad hoc

La bonne cadence de réunion pour votre équipe devrait éliminer la plupart des réunions ad hoc.

Idéalement, les membres de l'équipe peuvent prédire à l'avance combien de temps ils passeront en réunions chaque semaine en fonction de votre rythme de réunion principal, plus une petite marge d'ajustement. Si vous n'obtenez pas ce genre de prévisibilité, la productivité en souffre. Les gens ne peuvent pas planifier de manière fiable le temps dont ils ont besoin pour réfléchir, apprendre, créer et exécuter leurs tâches individuelles. Trop de réunions ad hoc entraînent une équipe vers le bas.

Si vous avez une cadence de réunion appropriée et que vous voyez toujours de nombreuses réunions non planifiées se produire chaque semaine, il est important d'examiner ces événements ponctuels pour déterminer ce qui les cause.

Habituellement, cela a à voir avec:

  1. Surprises: Quelque chose de totalement inattendu s'est produit et doit être traité maintenant.
  2. Blocs: Quelqu'un est bloqué et a besoin d'aide pour comprendre quelque chose.
  3. Confiance: Un manque perçu de contrôle, d'autorité ou de stabilité relationnelle donne à quelqu'un le sentiment qu'il a besoin d'une réunion avant de pouvoir continuer.
Moteurs de réunion ad hoc: surprises, blocages et confiance en trois points sur un triangle
Trois raisons pour des réunions ponctuelles inattendues

Explorons quelques exemples.

A. Les surprises ressemblent à:

  • Le gouvernement vient de fermer notre industrie. Quel est notre plan?
  • Fred a démissionné. Nous devons réaffecter son travail. Quel est notre plan?
  • Il y a eu un déversement d'hydrocarbures dans le port. Quel est notre plan?
  • Notre client de rêve vient d'approuver un contrat pluriannuel à l'improviste. Quel est notre plan?

Comme vous pouvez le voir, les surprises signifient que le plan que vous utilisiez auparavant n'est plus valide. Vous avez besoin d'un nouveau plan de toute urgence et vous ne pouvez pas attendre la prochaine réunion de planification régulièrement prévue pour le faire.

Ad-Hoc Meeting Drivers: cette réunion due à des surprises
"Wow. Quel est le plan?"

Attendez, vous n'avez pas de réunion de planification régulièrement programmée? Ou vous le faites, mais ils sont séparés d'un mois? Eh bien, corrigez ça. En planifiant de manière proactive des sessions de planification / coordination plus fréquemment, vous créerez un foyer pour toutes ces réunions de recomposition aléatoires et vous économiserez beaucoup de temps à votre équipe.

Les blocs ressemblent à:

  • Hé, j'ai besoin d'aide pour comprendre ce qui vient de se passer ici.
  • Pouvons-nous simplement sauter sur un appel et parler de cela?
  • Je suis coincé. Pouvez-vous venir aider?

Les blocs signifient que quelqu'un a le sentiment de ne pas pouvoir progresser dans sa tâche sans parler à d'autres personnes. Cela se produit lorsque la tâche est en dehors de la zone de compétence ou de confort de cette personne.

Pilotes de réunion ad hoc: cette réunion en raison de blocs
"Aidez-moi!"

Cela se produit également avec les personnes qui parlent pour réfléchir, et trouvent à la fois plus facile et naturel de planifier de nombreuses petites réunions ad hoc au lieu d'utiliser une communication écrite ou de s'en tenir à l'horaire convenu.

Dans des équipes saines, vous voulez que les membres de l'équipe se sentent à l'aise pour parler lorsqu'ils sont bloqués et ont besoin d'aide. Ces réunions deviennent un problème uniquement lorsqu'un ou plusieurs membres de l'équipe s'appuient sur des réunions ad hoc comme outil de résolution de problèmes par défaut. Dans les situations où les réunions «aidez-moi à réfléchir» deviennent une mauvaise habitude, il est important de:

  • Établissez les conditions préalables pour toute réunion ad hoc. Par exemple, vous pourriez demander à la personne qui demande la réunion de fournir une description exacte des raisons pour lesquelles elle souhaite se rencontrer et de ce qu'elle espère accomplir. Cela donne aux invités la clarté dont ils ont besoin pour rendre le temps productif, ou la possibilité d'envoyer une assistance par e-mail à la place.
  • Développer la capacité de résolution de problèmes des membres individuels de l'équipe. Certaines personnes peuvent ne pas encore se rendre compte qu'elles ont l'autorité (et la responsabilité) de trouver des solutions par elles-mêmes. Ils peuvent bénéficier d'une formation et d'un mentorat.
  • Prévoyez plus de temps pour traiter les demandes non urgentes lors de vos réunions régulières. Plus à ce sujet ci-dessous.

C.Les préoccupations relatives à la réputation / à l'autorité ressemblent à:

  • Nous ferions mieux de demander à Jack de regarder ça.
  • Entrons dans une pièce et assurons-nous que nous sommes tous sur la même longueur d'onde.
  • Avant de signer, exécutons-le par Legal.
  • Pouvons-nous nous synchroniser là-dessus? Je dois m'enregistrer avec où vous en êtes.

Ces réunions surgissent en réaction à un manque d'autorité ou de contrôle perçu.

Pilotes de réunion ad hoc: cette réunion en raison de problèmes de confiance
"Synchronisation"

Peut-être que les employés ne veulent pas risquer de voir leurs décisions inversées, alors ils planifient une réunion pour s'assurer d'obtenir l'approbation du patron avant de continuer. Le patron a toujours une rétroaction – diable, on leur a demandé une opinion, donc bien sûr, ils vont en proposer une – et cela renforce le cycle.

Brisez cette mauvaise habitude en clarifiant dès le départ les critères de succès et le processus de prise de décision, puis tenez-vous-y. Si l'approbation au niveau du patron est vraiment nécessaire, prévoyez du temps pour cela dans votre cadence.

L'autre moteur de ces rencontres est le manque de confiance. Ceux qui ont la responsabilité de la livraison (mais n'ont pas d'autorité positionnelle) ne croient pas que les membres de leur équipe sont vraiment sur la bonne voie, ou qu'ils vraiment comprendre ce qui est nécessaire.

D'autres ne croient pas que l'équipe comprend à quel point ils sont précieux, ils utilisent donc les réunions pour établir le contrôle et améliorer leur réputation.

Cette dynamique change lorsque vous travaillez pour accroître la confiance et l'amour dans toute l'équipe.

  • Rendre le travail visible augmente la confiance dans la livraison et réduit les mauvaises hypothèses qui amènent les gens à se demander si les membres de leur équipe sont sur la bonne voie.
  • Utiliser le temps de réunion pour améliorer les relations personnelles augmente la sécurité psychologique et réduit l'anxiété liée à la réputation.
  • Apprendre à communiquer plus efficacement en utilisant des compétences de coaching, une écoute centrée sur le cœur et un humour sain, augmente la qualité de la compréhension entre les membres de l'équipe.
  • Mieux faire correspondre le travail des gens avec leurs forces et développer leurs compétences dans ce travail augmente leur joie au travail.
  • L'amour, du travail et les uns pour les autres, renforce les capacités.

Tracer l'impulsion pour vos réunions ad hoc

Bien sûr, il est possible qu'une réunion ad-hoc surgisse car certains de ces facteurs fonctionnent ensemble.

Peut-être que votre chef de projet est un type de personne qui «parle pour réfléchir» qui ne fait pas particulièrement confiance à l'équipe pour rester concentrée sur la tâche. Vous vous retrouverez avec beaucoup de réunions supplémentaires.

Pilotes de réunion ad hoc: cette réunion a été convoquée en raison de blocages et de problèmes de confiance
aka M. Oblivious ne reconnaît pas le besoin des autres de faire du vrai travail

Peut-être que le patron fournit souvent des commentaires qui obligent l'équipe à refaire un tas de travail, en annulant le calendrier et en créant le besoin d'une session de planification d'urgence.

Moteurs de réunion ad hoc: cette réunion en raison de surprises et de problèmes de confiance / autorité
aka Silver Bullet ou Swoop-n-Poop

Peut-être que votre équipe travaille sur des projets qui sont juste en dehors de ce que vous savez faire, ce qui signifie que les gens sont souvent bloqués, que les plans ne valent pratiquement rien et que personne ne vous fait confiance parce que vous ne l'avez jamais fait auparavant et que vous ne l'avez jamais fait. pas d'antécédents.

Pilotes de réunion ad hoc: cette réunion était nécessaire en raison des surprises, de la confiance et des problèmes de blocage
aka Flailing À propos

Passez en revue votre calendrier du mois dernier et tracez toutes les réunions ad hoc sur ce triangle. Invitez quelques collègues à faire de même, puis comparez les images qui en ressortent. Vous devriez rapidement avoir une idée de la dynamique organisationnelle qui anime votre manie ad hoc.

Avec cette image en place, vous disposez des informations dont vous avez besoin pour créer des expériences d'amélioration de réunions ciblées. Nous avons vu des équipes résoudre le problème ad hoc, "les choses n'arrêtent pas de venir!" problème au moins quatre manières différentes.

Chaque approche a fonctionné en trouvant un nouveau foyer pour leurs nombreuses conversations ad hoc sur les sans-abri. Dans le cas de Coda, ils ont créé la réunion Bullpen. Mon équipe utilise un agenda en temps réel dans le cadre de notre réunion hebdomadaire. À l'avenir, je partagerai comment Zingerman et PeopleG2 structurent leur entretien ad-hoc.

Alors que vous travaillez à faire évoluer votre système d'exploitation de réunion, nous avons hâte d'apprendre ce que vous créez. Partagez vos commentaires ou contactez-nous. Nous serions ravis de célébrer votre succès.

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