Un modèle de flux de réunion est une forme de documentation de processus qui met en évidence les principales réunions utilisées pour obtenir un résultat commercial. Dans l'article précédent, j'ai présenté le concept de modèle de flux de réunion (MFM) et décrit certains des avantages dont bénéficient les équipes qui utilisent une MFM définie. Les modèles de flux de réunion sont super doux.

Vous et votre équipe pouvez également bénéficier de ces avantages, mais uniquement après avoir commencé à utiliser un MFM, puis à le peaufiner en fonction de vos besoins uniques.

Comment obtenir un modèle de flux de réunion utile pour votre équipe?

En faisant de la modélisation de flux de réunion.

La modélisation des flux de réunion est un processus en plusieurs étapes qui prend plusieurs jours, voire plus, aux équipes. Dans notre programme Quickstart, nous accompagnons les équipes tout au long de ce processus au cours de plusieurs semaines. Je partage cela au cas où vous penseriez que le processus ci-dessous semble un peu compliqué à première vue. Veuillez garder à l'esprit que ce n'est pas quelque chose que vous allez assommer dans un après-midi.

La modélisation des flux de réunion est la conception de la façon dont votre équipe travaillera ensemble dans votre partie de l'entreprise. C'est définir une intention pour la façon dont vous vivrez votre temps ensemble. C'est votre opportunité d'optimiser vos réunions pour stimuler les performances de votre équipe, imprégner le travail de vos valeurs fondamentales et solidifier la réputation de votre équipe.

La modélisation des flux de réunion est un gros problème. Comment pouvez-vous commencer?

Deux façons de commencer

Nous avons constaté qu'il existe deux approches qui fonctionnent le mieux.

  1. Adopter un modèle de flux de réunion existant, puis ajustez-le.
  2. Rédiger un nouveau modèle de flux de réunion à partir de zéro, puis hiérarchisez la conception de vos réunions les plus importantes.

Adopter un MFM existant

Commencer avec un MFM existant est évidemment plus facile et plus rapide, donc si vous pouvez en trouver un qui est conçu pour atteindre le même type d'objectifs que vous essayez d'atteindre, utilisez-le comme point de départ.

Notre article et guide décrivant les 4 réunions qui conduisent à l'exécution stratégique vous en donne un exemple. Vous pouvez en trouver d'autres intégrés dans plusieurs méthodologies métier (bien qu'ils n'utilisent pas le terme MFM), notamment:

  • Développement agile: Scrum, SAFE, etc.
  • Systèmes d'exploitation d'entreprise: EOS (Entrepreneur's Operating System), Gazelle's Scale Up, Teal, Holocracy, etc.
  • Groupes de gouvernance et élaboration de normes en comité
  • Systèmes de vente
  • et plus.

Chez Lucid, nous nous efforçons d'identifier et de publier autant de modèles de flux de réunion utiles que possible, alors restez à l'écoute pour obtenir de bons exemples plus détaillés.

Cela dit, même si vous commencez avec un MFM entièrement cuit, vous voudrez probablement l'adapter à votre équipe. Lisez les sections suivantes sur la création de votre modèle à partir de zéro pour voir quelques-unes des façons de procéder.

Création d'un nouveau modèle de flux de réunion

Nous expliquons aux équipes comment concevoir rapidement un MFM initial ensemble dans notre Quickstart. À la fin de l'atelier initial, chaque équipe sort avec une MFM de base pour l'un de ses processus d'affaires et une réunion cible qu'elle s'efforcera d'améliorer.

Voici un aperçu de la façon dont nous arrivons à ce point.

Instructions étape par étape

  1. Convenez du processus métier que vous concevez.
  2. Créez un organigramme montrant toutes les réunions du processus.
    Dans nos ateliers, nous utilisons des notes autocollantes pour que les membres de l'équipe puissent déplacer les réunions tout au long de leur déroulement. Chaque flux comprend généralement à la fois des réunions que l'équipe dirige actuellement et des réunions qu'elle estime devoir organiser. Voir la section suivante sur les "Building Blocks" pour des conseils.
  3. Évaluez les performances existantes de chaque réunion.
    Pour cette étape, nous posons aux équipes les questions suivantes:
    • Dans laquelle de ces réunions vous sentez-vous le plus optimiste et engagé?
    • Où dans le processus les choses s'enlisent-elles?
    • Où dans le processus cela a-t-il tendance à tout mal tourner?

    Alors que certaines équipes ont du mal avec la première question, chaque équipe peut répondre instantanément aux deux autres.

  4. Identifiez une ou deux réunions à affiner en premier.
    En examinant leurs projets de modèles et leurs évaluations de la performance du processus aujourd'hui, les équipes décident d'abord d'une ou deux réunions qu'elles optimiseront en premier.

    Pourquoi juste un ou deux? Parce qu'il est difficile de savoir à l'avance de combien de réunions l'équipe aura réellement besoin. Souvent, lorsqu'elles réussissent ces réunions critiques, les équipes constatent qu'elles ont besoin de beaucoup moins de réunions qu'elles ne le pensaient à l'origine.

  5. Exécutez le modèle de flux de réunion en tant que test et affinez-le.
    Chaque fois que vous développez un nouveau MFM, nous vous recommandons de le traiter comme une expérience. Invitez votre équipe à tester ces réunions avec vous, à jouer un rôle actif dans l'amélioration des réunions d'équipe et à fournir des commentaires que vous pouvez tous utiliser pour vous améliorer.

Éléments constitutifs: nombre et type de réunions

Revenons en arrière une seconde. Tout au long de cette discussion sur les modèles de flux de réunion, je suppose que nous sommes tous d'accord sur certains concepts fondamentaux et fondamentaux. Notre recherche montre que ce n'est pas une hypothèse sûre, cependant, revenons rapidement sur ces concepts ici.

Concept 1: Pourquoi nous avons besoin de réunions

Un MFM est une composante d'un processus commercial plus vaste. Un grand MFM comprendra le nombre minimal de réunions nécessaires pour soutenir le plus grand flux de valeur.

Ce qui soulève la question: à quel moment d'un processus donné devez-vous vous réunir? Vraiment, pourquoi devons-nous nous rencontrer?

Il est utile de se souvenir de la fonction commerciale d'une réunion réussie.

Les équipes utilisent des réunions pour:

  1. Créez une perspective partagée.
    Les gens comparent des notes et découvrent qu'ils décrivent un éléphant '
    Ah! C'est un éléphant.
  2. Alignement sûr et engagement à agir.
    Tout le monde est d'accord. C'est un éléphant. Allons-y
    C'est un éléphant. Emmenons-le dans la forêt!
  3. Injectez de l'énergie, de l'enthousiasme et de l'élan dans leur travail.
    Hourra! Après la réunion, nous allons tous dans le même sens
    Woohoo, ouais! Faisons cela!

J'ai couvert tout cela dans mon livre et dans cet article, ce qui explique pourquoi nous nous rencontrons (y compris les références sur les éléphants) en détail.

Cela rend les réunions utiles à tout moment du processus lorsque:

  • Les personnes impliquées manquent d'une perspective partagée sur le travail.
  • Les personnes impliquées ne travaillent pas vers un objectif commun.
  • Vous perdez de l'élan.

Le résultat? Les équipes n'ont pas qu'une seule réunion et qualifient cela de bon. Les équipes actives ont beaucoup des réunions pour créer cette perspective, assurer l'alignement et maintenir l'élan.

De nombreuses rencontres dans un projet
Il y a de nombreuses réunions dans chaque processus.

Pour mettre cela dans un langage soutenu par la recherche, vous rencontrerez souvent ces défis chaque fois qu'il y aura:

  • Une forte interdépendance entre les personnes impliquées,
  • Complexité importante,
  • Changement fréquent,
  • et / ou un manque de prévisibilité,

alors vous aurez envie de vous rencontrer.

Et d'un autre côté, vous n'avez PAS besoin de réunions lorsque:

  • Tout le monde comprend déjà ce qui se passe et ce qu'ils sont censés faire (ou ils peuvent le comprendre très facilement par eux-mêmes).
  • Tout le monde fait des progrès adéquats.
  • Tout le monde se soucie encore assez de continuer.

Concept 2: Il existe 16 types différents de réunions utiles.

Il n'est pas utile de réunir tout le monde dans une pièce pour «parler du travail». Nous devons avoir différents types de conversations à chaque étape du processus.

Nous avons identifié 16 types de réunions clés qui fonctionnent très bien.

Qu'est-ce que cela signifie pour votre modèle de flux de réunion? Cela signifie que vous voudrez remplacer ces points génériques de «réunion» par le type spécifique de réunion nécessaire à chaque étape du travail.

Coup d'envoi, puis planification, puis vérification des progrès:
Nous ne nous rencontrons pas seulement. Nous organisons de nombreux types de réunions tout au long de chaque processus métier.

Votre modèle nécessitera très probablement:

  1. Plusieurs réunions au début du processus, pour mettre tout le monde au courant, aligné et hors de la porte de départ.
    Présentations, création de sens, ateliers, génération d'idées, planification et prise de décision
  2. Ordinaire, court réunions pendant que le travail est en cours pour maintenir l'élan et l'alignement.
    Cadence d'équipe, vérification des progrès, en tête-à-tête, gouvernance Cadence
  3. Réunions chaque fois qu'il y a un transfert important entre les groupes ou lorsque de nouvelles personnes se joignent à l'équipe pour les comprendre.
    Formation, présentations, création de sens, planification
  4. Réunions pour apprendre, affiner, revérifier et corriger le cours.
    Examens d'action, résolution de problèmes, planification, prise de décision, prise de décision

Combien est "plusieurs"? Quelle est la distinction entre "régulier" et "périodique"? Cela dépend complètement de votre équipe et de votre travail. Comprendre cela pour tout le monde est une partie importante de la conception d'un MFM qui débloque les meilleures performances de votre équipe.

Ainsi, une fois votre modèle de flux de réunion rédigé, que doit-il inclure?

L'anatomie d'un grand modèle de flux de réunion

Note rapide: Ne laissez pas cette liste vous intimider. N'IMPORTE QUEL conseil sur comment et quand votre équipe devrait se rencontrer est mieux que rien.

Un modèle de flux de réunion entièrement mature comprendra les informations suivantes.

Nom et description

Cela indique aux nouvelles personnes quel processus cette MFM prend en charge et quand elles doivent l'utiliser.

Intention

Cela explique ce que le MFM est destiné à aider une équipe à réaliser. Par exemple, l'intention d'un MFM de vente peut être de convertir un prospect en un client heureux de grande valeur le plus rapidement possible.

Pour nos modèles, nous avons trouvé utile d'inclure également des conseils de haut niveau (valeurs ou principes Northstar à garder à l'esprit) et des défis anticipés.

Pourquoi? En réalité, très peu d'équipes suivent leurs MFM à 100%. Cette section leur donne des conseils sur ce qui compte le plus et comment ils doivent être prêts à fléchir, ce qui devient utile lorsqu'ils trouvent qu'ils ont besoin d'improviser.

Les joueurs

Décrivez les différents rôles que les gens joueront dans ces réunions. Pour une MFM interne comme les réunions de leadership, les joueurs comprendront l'équipe de direction et l'invité occasionnel.

D'un autre côté, pour un projet client majeur, vous pouvez avoir des réunions avec plusieurs groupes d'intervenants clients.

Flux de réunion

C'est là qu'intervient l'organigramme. Dans nos MFM, nous associons chaque section de l'organigramme MFM à un tableau répertoriant les détails de chaque réunion. Voici un exemple basé sur ces réunions de leadership.

Réunions de leadership au MFM
Type Réunion Quand
Réunions pour définir et apporter des changements à la stratégie
ATELIER Planification stratégique annuelle
Fixe une stratégie et des objectifs mesurables sur 90 jours
2 jours, octobre
ATELIER Actualisation stratégique trimestrielle
Ajuste la stratégie et fixe de nouveaux objectifs sur 90 jours
1 jour, janvier, mars, juin
LA PRISE DE DÉCISION Prise de décision de mise à jour stratégique
Obtient de grandes décisions en utilisant une approche décisionnelle de haute qualité
90+ min, tous les 3 jeudis
Réunions pour gérer l'exécution de la stratégie
ÉQUIPE CADENCE Daily Huddle
Tient tout le monde informé et coordonné, met rapidement en évidence les problèmes émergents
10 min, 8 h M, W, TH, F
ÉQUIPE CADENCE Réunion hebdomadaire de leadership
Vérifie la progression des objectifs et résout les défis opérationnels
90 min, 8h mardi

Modèles de réunion

Les modèles de réunion indiquent à l'équipe comment exécuter chacune des réunions du flux.

Dans notre pratique, nous avons constaté que les réunions à enjeux élevés bénéficient vraiment d'un modèle de réunion détaillé. Nous voulons absolument un modèle pour chaque atelier. Les réunions d'introduction, de négociation de problèmes, de résolution de problèmes et de prise de décision bénéficient également d'un travail de conception plus avancé.

D'autres réunions, comme Progress Checks et One-on-Ones, fonctionnent souvent bien quand elles respectent les meilleures pratiques de base pour ces types de réunions. Vous pouvez voir de nombreux exemples de modèles de réunion dans notre bibliothèque de modèles.

Systèmes de communication connexes

Enfin, énumérez les autres systèmes de communication utilisés pour soutenir ce processus. Où les membres de l'équipe trouvent-ils les rapports qu'ils examineront lors des réunions? Où publient-ils leurs comptes rendus de réunion? Comment communiquez-vous tous les informations sur le statut et le calendrier entre les réunions?

Ces systèmes peuvent avoir leur propre documentation et processus. Vous n'avez pas besoin de tout répéter ici; assurez-vous simplement d'inclure des références sur la façon dont les équipes de travail examinent et créent dans les réunions sont réintégrées dans l'entreprise.

Dans le prochain article, je vais partager le MFM que nous avons conçu pour exécuter nos programmes Enterprise Software Pilot à titre d'exemple. Vous verrez comment nous documentons le modèle, je parlerai de certaines des décisions que nous avons pu prendre une fois que nous avons commencé à travailler sur le modèle, et je partagerai comment nous l'utilisons pour affiner nos programmes à l'avenir.

Alors, quand obtenez-vous le fromage?

Une fois que vous avez identifié un MFM que votre équipe peut utiliser, combien de temps faut-il pour en voir les avantages?

Il faut du temps pour établir de nouvelles habitudes et développer de nouvelles compétences. Le succès de la réunion ne viendra pas automatiquement; quelle capacité valable fait jamais?

Nous n'avons pas encore une tonne de données fiables sur celui-ci, mais je peux partager ce que nous voyons dans la pratique et ce que nous avons entendu des autres. Encore une fois – c'est tôt. Votre kilométrage variera.

Les équipes qui travaillent avec un expert externe rapportent les premiers résultats dans les 3 mois et un changement de performance significatif dans les 6 à 18 mois.

Les premiers résultats proviennent des changements rapides: annuler des réunions inutiles, clarifier le but de la réunion ou établir une très bonne pratique hebdomadaire de réunion d'équipe (par exemple). Ces premiers résultats rendent les réunions bien meilleures.

Les augmentations de performances les plus importantes surviennent après plusieurs mois de pratique et de perfectionnement avec les nouveaux systèmes. Ces gains de performances améliorent l'ensemble de l'entreprise. Nous aidons les équipes à obtenir ces résultats grâce à notre programme Quickstart. Les consultants commerciaux et les coachs introduisant des modèles standard de l'industrie (EOS, Agile, Teal, etc.) signalent des périodes d'adoption similaires.

Si votre équipe ne fonctionne pas de manière totalement unique, travailler avec un expert ou commencer avec une MFM établie vous permettra d'obtenir des résultats beaucoup, beaucoup plus rapidement.

Les équipes qui développent leurs propres modèles à partir de zéro (sans l'aide d'un coach extérieur ni l'avantage d'un modèle de référence) rapportent des résultats initiaux en un an et des gains de performance significatifs en trois ans. Le formidable succès de Cisco avec One-on-Ones, le révolutionnaire d du général McCrystalaily Réunion des opérations et du renseignement (O&I) pendant la guerre en Irak, et d'autres innovations viennent d'équipes développant leur pratique à partir des premiers principes – et cela prend juste plus de temps.

Alors que beaucoup d'entre nous travaillent sur de nouveaux produits et de nouveaux modèles commerciaux, nous avons rarement besoin d'inventer de nouvelles façons de collaborer fondamentalement. Notre recommandation est de toujours commencer par une MFM établie ou avec l'aide d'un expert lorsque vous le pouvez, puis d'économiser votre énergie innovante pour transformer ce modèle initial en quelque chose de brillant, uniquement le vôtre.

Next Up

Le modèle de flux de réunion de leadership que j'ai partagé vous donne un exemple simple. Dans le prochain article, je vais partager un exemple de MFM que nous avons développé pour prendre en charge l'une de nos offres de services les plus complexes. Cela vous donnera une idée de jusqu'où vous pourriez aller.

Enfin, nous verrons comment les équipes de Coda se rencontrent. Le MFM de base simple de Coda fournit une excellente étude de cas pour explorer comment les modèles de flux de réunion fonctionnent comme une partie du plus grand système d'exploitation de réunion d'une organisation et comme le pilier central de votre architecture de communication globale.